Процеси управління ресурсами проекту
Управління ресурсами - одна з головних підсистем управління проектом. Включає процеси планування, закупівель, поставок, розподілу, обліку і контролю ресурсів, зазвичай трудових і матеріально-технічних. Управління фінансовими ресурсами здійснюється в рамках управління вартістю.
Проекти в Секторах послуг та основних проектів пов'язані з інфраструктури, ці центри експертизи - це ті, в яких вони використовують свої ресурси для роботи інших міністерств. Ці ресурси можуть бути призначені на постійне або неповний час під час однієї або декількох фаз або на протязі всього проекту.
Центр експертизи, в рамках якого керівники проектів залучають ресурси, залежить від організації, що управляє проектом, характеру виконуваної роботи і розподілу необхідних навичок в організації. експертиза заснована на необхідності оптимізації використання відомчих і галузевих ресурсів при задоволенні потреб в персоналі проекту з гнучкістю і чуйністю.
В принципі поняття ресурс в методології управління проектами трактується широко: все, що має проект, - в тому числі трудові, фінансові та матеріально-технічні ресурси, команда проекту, час, інформація, знання і технології - є взаємопов'язаними ресурсами проекту. Основне завдання управління ресурсами - забезпечити їх оптимальне використання для досягнення кінцевої мети управління проектом - формування результату проекту із запланованими показниками.
Менеджер проекту готує опису посад і мінімальну кваліфікацію для кожної ролі проекту. Менеджер проектів наймає їх через центри експертизи, пов'язані з метою проекту. Однак, якщо необхідний персонал або консультанти недоступні в центрі експертизи, проект може у виключному порядку попросити генерального директора центру або ініціатора затвердити процес укомплектування персоналом або закупівлі для найму необхідних ресурсів. Кадрові процеси дозволяють наймати співробітників і процеси закупівель наймати консультантів.
У проектах розглядаються дві взаємопов'язані групи ресурсів: матеріально-технічні - сировина; матеріали, конструкції, комплектуючі; енергетичні ресурси; паливо; ресурси типу «потужності» або технологічні ресурси; яке встановлюється обладнання та ін .; трудові - здійснюють безпосередню роботу з матеріально-технічними ресурсами.
Основні типи ресурсів
Після того, як буде отримано схвалення генерального директора або ініціатора, Менеджер ресурсів Центру експертизи визначає відповідну класифікацію, публікує пропозицію і розписує інтерв'ю. Менеджер проекту проводить співбесіди і відбирає співробітників.
Робота над проектами характерна для всіх тих реалій, які необхідні для досягнення певних цілей або випуску певних продуктів за певний проміжок часу. Це вимагає прийняття організації, яка сприяє цьому підходу і методології управління робочими місцями.
Невідтворювані, складовані, що накопичуються - в процесі виконання робіт витрачаються повністю, не допускаючи повторного використання. Чи не задіяні в даний відрізок часу, вони можуть використовуватися в подальшому. Відтворення, нескладіруемие, ненакапліваемие - в ході роботи зберігають свою натурально-речову форму і, в міру вивільнення, можуть бути задіяні на інших роботах. Якщо ці ресурси простоюють, то їх невикористана здатність до функціонування в даний відрізок часу не компенсується в майбутньому, т. Е. Вони не накопичуються. Тому ресурси другого типу називають ще ресурсами типу «потужності».
Термін розуміється як сукупність процесів, методів і знань, необхідних для управління кроками забезпечення досягнення цілей і випуску передбачуваних продуктів. Це особливо важливо в нинішньому економічному кліматі, що характеризується глобалізацією ринків, інтернаціоналізацією бізнесу, скороченням життєвого циклу продуктів і проектів з сильним прискоренням технологічних інновацій і виробничих процесів.
Необхідність адаптуватися до конкурентної тенденції, що вимагає все більших і менших ресурсів, змусила компанії шукати інноваційні простору в кожному секторі, а широка присутність і використання методології управління проектами зіграло ключову роль в багатьох організацій як набір практик, спрямованих на оптимізацію доставки і організаційне вдосконалення.
Поняття ресурсів взаємопов'язане з поняттям «робота», оскільки ресурси співвідносяться ні з проектом в цілому, а з певними роботами, виконуваними в запланованій послідовності, відповідної до календарного плану робіт за проектом.
В рамках календарного планування робіт по проекту описуються потреби в ресурсах по роботах у вигляді функції потреби. Потреба роботи в складованих ресурсі описується функцією інтенсивності витрат, яка б показала швидкість споживання ресурсу в залежності від фази роботи, або функцією витрат, яка б показала сумарний, накопичений обсяг необхідного ресурсу в залежності від фази.
Графіки ресурсів. Якщо загальна потреба в деякому ресурсі визначається на основі постійних інтервалів, наприклад, за один день або за один тиждень, то можна побудувати графік ресурсу
Проект - це тимчасові зусилля, що вживаються чоловіками, ресурсами і організаційними структурами для досягнення конкретних цілей в точний час, вартість, якість і ресурси. Таким чином, фундаментальний елемент проекту - це якраз набір дій з точним «периметром» з точки зору часу, економіки і ресурсів. Це відрізняє роботу для проектів від інших поточних заходів, що проводяться в організації.
Процеси управління ресурсами. Управління ресурсами передбачає ряд основних процесів, в т. Ч. Закупівлі, поставки, розподіл ресурсів і управління запасами ресурсів.
Закупівлі ресурсів - центральний елемент системи управління ресурсами. Наведемо основні поняття. Під закупівлями розуміють заходи, спрямовані на забезпечення проектів ресурсами - т. Е. Майном (товарами), виконанням робіт, передачею результатів інтелектуальної творчості в зв'язку з конкретним проектом. Закупівлі та постачання взаємопов'язані і, по суті, є двома сторонами процесів матеріально-технічного забезпечення проекту.
Характеристики роботи для проектів
Особливістю цього підходу управління є створення інтерфейсу, що складається з людей з різних бізнес-функцій і розміщуються ієрархічно на різних рівнях і відібраних на основі навичок, необхідних для досягнення поставлених цілей. Робота над проектами передбачає, що керівники проектів строго слідують прийнятої методології управління проектами і фокусуються на можливі причини конфлікту між пріоритетами проектної команди, орієнтованої на проекти і компоненти.
У цьому контексті кожен керівник проекту повинен мати можливість працювати, щоб звести до мінімуму ці гальмівні сили і в той же час розробити сприятливі для сприяння досягненню поставлених цілей. Чітка ідентифікація всіх сторін, що беруть участь в проекті, і їх очікування, ретельний аналіз вимог до проекту і одночасна оцінка сумісності з тимчасовими обмеженнями, вартістю, якістю і ресурсами є, отже, суттю аналіз і планування, які необхідно виконати перед початком будь-якої ініціативи.
Управління закупівлями, матеріально-технічним забезпеченням проекту - підсистема управління проектом, що включає процеси придбання товарів, продукції і послуг по проекту від зовнішніх організацій-постачальників. Підсистема складається з планування матеріально-технічного забезпечення, вибору постачальників, укладання контрактів і їх ведення, забезпечення поставок, завершення контрактів.
Особлива роль - участь і підтримка керівництва компанії щодо проекту, який в іншому випадку ризикує не відповідати цілям компанії або не мати належних пріоритетів: це одна з причин, яка часто призводить до провалу ініціативи. Робота над проектами має на увазі, зокрема, визначення в методології управління процесами.
Моніторинг запуску і контроль запуску Завершення завдань. . Метою проекту є визначення ключових змінних, на яких команда проекту повинна працювати. Включає офіційне призначення менеджера і призначення формалізації, в якому цілі, проект і їх очікування щодо проекту викладені в загальних рисах.
Управління поставками виділяється поряд з управлінням закупівлями в якості самостійної підсистеми. Включає в себе: планування поставок; організацію бухгалтерського обліку; доставку, приймання і зберігання товару; облік і контроль доставки.
Планування і організація закупівель і поставок - перший етап в управлінні ресурсами проекту. Планування і організація здійснюються на основі даних проектно-кошторисної документації в ув'язці з загальним планом проекту і враховують тривалість циклу закупівель і доставки вантажів. Складається з етапів, що включають вибір постачальників, розміщення замовлень і контроль за поставками.
Інформація, отримана в результаті ресурсного аналізу проекту, допомагає загострити увагу менеджера і членів команди на тих моментах робіт, де ефективне управління ресурсами буде ключовим фактором успіху
Цей документ повинен бути отриманий Менеджером проекту, який повинен буде продовжити його розробку на наступному етапі планування. це важливий момент застосування методології управління проектами, метою якої є визначення загальної стратегії управління проектами на основі поставлених цілей і обмежень.
Вибір постачальників здійснюється на основі вивчення кваліфікаційних анкет, покликаних висвітлити управлінські, технічні, виробничі і фінансові можливості; список претендентів, що розробляється на основі вивчення анкет, узгоджується з замовником і керівником проекту; остаточний вибір постачальників здійснюється в результаті торгів.
Правила планування ресурсів
По-перше, необхідно переглянути проект чартеру і чітко і чітко визначити цілі, які ви хочете досягти. Цей момент має принципове значення, оскільки тільки реалістичні і явно цільові завдання дозволяють проектній команді працювати прибутково.
Встановлення взаємодії між учасниками проекту
Після визначення цілей ви можете проаналізувати вимоги до продукту або що проект повинен буде випустити під час його розробки і робочих процесів, необхідних для їх виробництва. Це необхідно зробити, залучаючи всіх зацікавлених сторін в проект, щоб виявити очікування і передбачити можливі заперечення або опір.
Розміщення замовлень - спільно з проектною організацією Розробляються заходи щодо стандартизації закупівель; загальні замовлення оформляються тільки на основі робіт по скороченню номенклатури закупівель; оцінка заявок і проведення торгів передують укладанню контрактів; Останнім проводиться в результаті додаткових зустрічей і погоджень з переможцями торгів з питань вимог до перевезення та зберігання вантажів, а також порядку платежів і преміювання.
Після того, як ви визначите технічні характеристики різних результатів, ви можете перейти до визначення виконуваних дій і логічним і тимчасовим зв'язкам і обмеженням між одним видом діяльності і іншим. Визначення діяльності і їх взаємин дозволяє в той же час зосередитися на навичках, необхідних для їх розвитку, і, отже, на ресурсах, необхідних для кількісного і якісного використання.
Складання списку ресурсів
Ця ієрархічна дезагрегації роботи корисна, оскільки вона дозволяє працювати над проектами, розробляючи всеосяжний і детальний план, зводячи до мінімуму будь-які помилки або упущення при розподілі обов'язків і спрощуючи і своєчасну роботу з контролю проектів в процесі прогресу.
Контроль за поставками - здійснюється на основі спеціальних графіків; організовується по кожному з видів поставок; грунтується на загальному плані проекту; всі зміни вносяться в загальний графік проекту; грунтується на стандартних формах звітності.
Процеси закупівель є найбільш складними в управлінні ресурсами і вимагають ретельного опрацювання. Наведемо ряд основних понять у логічній послідовності.
Перехоплення можливих помилок на етапі планування простіше і дешевше, ніж потрібно обробляти на етапі реалізації, коли кількість задіяних ресурсів та організаційні наслідки цих помилок збільшують вартість редагування і відновлення. По завершенні планування буде вироблено то, що в свою чергу буде складатися з наступних докладних планів.
Результати, що підлягають випуску; час реалізації; витрати і потік грошових потоків; якість; ризики та дії, які необхідно зробити перед лицем їх виникнення; ресурси; поставки товарів та послуг, які будуть придбані поза проектом. Робота над проектами передбачає необхідність враховувати ризики, пов'язані з даним проектом.
Середовище, що впливає на закупівлі, - поєднання внутрішніх і зовнішніх сил, як окремо, так і у взаємодії один з одним, яке сприяє або перешкоджає досягненню мети закупівель. Ці сили можуть бути пов'язані з бізнесом, проектом або обумовлені політичними, економічними, технологічними або організаційними обставинами.
Ризики - це ті потенційні події, які можуть змінити хід проекту, ніж планувалося на етапі планування. Це стосується не тільки подій з негативним впливом, а й позитивних результатів або можливостей. Тому ідентифікація і наступні є важливими кроками, за якими можна оцінити ймовірність виникнення і впливу на проект, щоб звести до мінімуму негативні наслідки і розвинути, можливо, позитивні.
Зокрема, основні переваги, пов'язані з аналізом ризику, стосуються. Краще розуміння ключових аспектів для досягнення успіху; чітке визначення дій, які необхідно вжити для стримування ризиків; визначення обов'язків, пов'язаних з управлінням ризиками і стратегіями реагування; визначення фінансових резервів для управління кризовими ситуаціями. Однак важливо враховувати, що сприйняття ризику вкрай суб'єктивно. Насправді є люди і організаційні культури з іншого схильністю, ніж один і той же тип ризику.
Стратегія закупівель за проектом - система методів, принципів взаємозв'язку специфіки закупівель за конкретним проектом з навколишнім середовищем проекту.
Взаємозв'язок закупівель за проектом зі структурою робіт за контрактами і стадіями проекту - формалізована: структура зв'язків робіт проекту і необхідного забезпечення ресурсами в розрізах термінів і контрактів.
Реалізація проекту
Після того, як планування буде завершено і затверджено план управління проектом, ви можете перейти до реалізації проекту, який буде представлений в результаті запланованих результатів. Менеджер проекту подбає про участь в першому, щоб представити план і докладні документи, які визначають дії, які повинні виконуватися, і обов'язки по реалізації. На цьому ранньому етапі важливо, щоб кожен член проектної команди розумів, яку роботу він повинен виконувати, і дізнається в Менеджері проектів повноваження, необхідні для управління проектом.
Планування закупівель за контрактом - процес, в результаті якого формується документація по закупкам, що встановлює принципи діяльності по закупкам, що деталізує процес закупівель за часом, витратами, виконавцям, постачальникам, контрактами, стадіями проекту і видам ресурсів.
Попередня оцінка можливостей закупівель - оцінка досвіду, виробничих показників, можливостей, ресурсів і поточної завантаженості роботою потенційних постачальників.
Технічного та професійного досвіду недостатньо для забезпечення успіху, якщо аспекти управління некеровані і методологія управління проектами не була прийнята. Аналогічним чином, ніяка підтримка з боку керівництва не може забезпечити успіх, якщо відсутня професійна компетентність, особливо на етапі реалізації.
Багато хто недооцінює труднощі, з якими можна зіткнутися при взаємодії з людьми: це завдання ще складніше, якщо вони ніколи не працювали разом заздалегідь. Члени проектної команди можуть звикнути до роботи з різними правилами і процедурами або орієнтуватися на отримання документів, відмінних від того, що потрібно.
Вибір джерел закупівель - процес вибору організації або індивідів, чиї ресурси, надійність і виробничі показники, як передбачається, повинні забезпечити досягнення цілей закупівель.
Оцінка джерел закупівель - загальне вивчення можливих постачальників для відправки ним запиту про пропозиції або для початку переговорів з ними з метою укладення контракту.
Основні принципи планування ресурсів проекту.
У проектах на стадії планування проводиться збалансований аналіз комплексів робіт і споживаних ресурсів з урахуванням обмежень і їх прогнозний розподіл на основі графіків потреби в ресурсах. Планування ресурсів по проекту - основа визначення в часі потреб в ресурсах і визначення можливості забезпечення ресурсами для укладення контрактів із закупівель ресурсів, планування поставок ресурсів, а також основою розподілу закуплених ресурсів по роботах проекту.
Ресурсне планування включає в себе ряд компонентів, в тому числі: розробку і збалансований аналіз комплексів робіт і ресурсів, спрямованих на досягнення цілей проекту; розробку системи розподілу ресурсів і призначення відповідальних виконавців; контроль за ходом робіт - порівняння планових параметрів робіт з фактичними і вироблення коригувальних впливів.
Ресурси виступають як забезпечують компоненти робіт за проектом, що включають виконавців, енергію, матеріали, обладнання та т. Д. Відповідно з кожною роботою можна зв'язати функцію потреби в ресурсах і розрахувати методами календарного планування потреби в ресурсах по проекту в цілому і методами вирівнювання забезпечити відповідність потреб наявності або можливостям забезпечення ресурсами.
Є два основні методи планування ресурсів проекту: ресурсне планування при обмеженні за часом; планування при обмежених ресурсах. Перший підхід - ресурсне планування при обмеженні за часом - передбачає фіксовану дату закінчення проекту і призначення на проект додаткових ресурсів на періоди перевантажень. Другий підхід - планування при обмежених ресурсах - припускає, що спочатку задану кількість доступних ресурсів не може бути змінено і є основним обмеженням проекту.
В результаті ресурсного планування менеджер проекту отримує можливість перейти до наступної фази управління ресурсами - до організації закупівель та поставок ресурсів.
Основне завдання проектно-закупівельної фази проекту - забезпечити надходження обладнання, конструкцій, матеріалів і послуг в точній відповідності з планом проекту. Цей процес можна розділити на дві частини: закупівлі ресурсів і послуг на конкурсних засадах; поставки на місце проведення робіт.
Структура завдань матеріально-технічного забезпечення проектів укрупненно зводиться до таких кроків: підготовка специфікацій і технічних умов, Що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт, послуг; планування та організація процесу закупівель; вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками; попередній відбір учасників торгів; підготовка документів для торгів; проведення торгів і ухвалення рішення про присудження контрактів заявникам, який виграв торги; розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання; контроль за поставками з прийняттям необхідних заходів у разі появи відхилень; вирішення конфліктів; взаєморозрахунки; наймання на роботу необхідних фахівців, включаючи консультантів; планування поставок; організація бухгалтерського обліку; доставка, приймання та зберігання товару; облік і контроль доставки.
Правове регулювання закупівель і поставок. Головна правова форма організації і регулювання відносин при здійсненні закупівель між їхніми учасниками - договір. Договір поставки - це договір, за яким постачальник, який є підприємцем, зобов'язується в обумовлені терміни передати у власність покупцеві товар, призначений для підприємницької діяльності або інших цілей, не пов'язаних з особистим споживанням, а покупець зобов'язується приймати товар і платити за нього певну ціну.
Організаційні форми закупівель. Розрізняють такі організаційні форми закупівель: прямі, в яких правовий зв'язок існує між двома суб'єктами закупівель; між ними укладається відповідний договір. Випереджають прямі закупівлі, як правило, торги, але можуть здійснюватися і прямі закупівлі без торгів; посередницькі, в яких особа, яка здійснює проект, вступає в правові відносини з посередником, тобто. е. особою, яка сприяє забезпеченню проекту необхідними ресурсами; біржові, в яких члени біржі здійснюють біржову торгівлю: безпосередньо від свого імені і за свій рахунок; від імені клієнта і за його рахунок; від свого імені за рахунок клієнта; від імені клієнта за свій рахунок. Відвідувачами біржових торгів можуть бути юридичні та фізичні особи, Які не є членами біржі і мають право на здійснення біржових угод.
Вимоги до управління закупівлями і поставками. Розглянемо вимоги до деяких з перерахованих вище кроків в циклі закупівель і поставок, характерні для ринкової економіки: акупкі і поставки здійснюються на основі даних проектної документації; графіки розробляються в ув'язці з загальним планом проекту і враховують тривалість всіх його фаз; план повинен охоплювати весь проект в цілому; вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів; в плані визначаються структури і особи, відповідальні за кожну позицію, що підлягає поставці.
Можна виділити наступні типи товарних ринків: ринки продукції, при придбанні якої споживач керується встановленими стандартами, досить повно характеризують її з точки зору можливостей використання. До їх числа відносяться ринки металопродукції, палива, хімічних матеріалів, цементу, будівельних матеріалів, універсального обладнання. Для цього типу ринків визначені наступні форми господарських зв'язків: торгівля через товарні біржі або спеціалізовані посередницькі організації різних типів; ринки продукції, яку споживач може купувати за зразками або керуючись каталогами підприємств-виробників. Це - ринки приладової продукції, інструменту, електрообладнання, виробів електронної і радіо промисловості, торгівельного обладнання та т. Д. Для даного типу ринків найбільш природним є широке участь універсальних оптово-посередницьких організацій, фірм - «інтеграторів» через промислові ярмарки, а для виробів , що вимагають налагодження і технічного обслуговування, - через фірмову торгівлю, спеціалізовані оптово-сервісні фірми; ринки продукції, яка реалізується за індивідуальними замовленнями споживачів. Це ринки унікального обладнання, прокатних станів, великих енергомашін, автоматичних ліній, хімічного обладнання і ін. Для таких ринків найбільш природні прямі зв'язки підприємств, фірмовий принцип організації торгівлі, наявність спеціалізованих комплектуючих організацій.
Договори на постачання матеріально-технічних ресурсів. В сучасних умовах поставки придбали форму обміну товарами. Договір поставки товарів став основоположним документом, який регламентує терміни, обсяги і умови поставки. Проект-менеджер стає ключовою фігурою, яка координує поставки в інтересах проекту в цілому.
Планування поставок. Вихідними даними для календарного планування ресурсного забезпечення проектів є наступні документи: календарний план виконання будівельно-монтажних робіт на об'єктах; календарний план введення об'єктів в експлуатацію і завдання після закінчення етапів будівельно-монтажних робіт; річний план закупівель ресурсів; річний графік поставки матеріалів від спеціалізованих товарних організацій; договори і специфікації; нормативно-технологічна документація з матеріально-технічного постачання і комплектації; інформація про хід виконання плану будівельно-монтажних робіт за період, що передує планованому; інформація про хід здачі об'єктів в експлуатацію і про закінчення етапів будівельних робіт за період, що передує планованому; інформація про виконання замовлень за період, що передує планованому; інформація про рух залишків будівельних матеріалів; виробничо-технічні норми витрат будівельних матеріалів; норми виробничих запасів.
На підставі календарної заявки-графіка і нормативно-технічної документації визначається об'єктна потреба в конструкціях, напівфабрикатах і матеріалах по етапах відповідно до їх складом, зазначеним в технологічних комплектах. Розрахована об'єктна потреба - основа для розробки квартальних замовлень для проекту.
Поставки матеріально-технічних ресурсів. Організація матеріального забезпечення будівельних проектів заснована на системі виробничо-технологічної комплектації. Ця система передбачає єдність комплектного виготовлення конструкцій і виробів, поставки та транспортування всіх матеріальних ресурсів в відповідності з технологічною послідовністю реалізації проекту, сприяє найбільш раціональному і економному використанню ресурсів.
На стадії розробки проекту створюється модель технологічної комплектації. У складі планів проекту розробляється певна уніфікована нормативно-технологічна документація - комплекс документів, який є нормативною базою виробничо-технологічної комплектації проекту. Комплекти конструкцій, виробів і матеріалів повинні поставлятися одночасно і, як правило, в повній технологічної готовності для виробничого споживання, в контейнерах і пакетах безпосередньо в робочу зону проекту.
Питання управління закупівлями і поставками взаємопов'язані з питаннями управління запасами ресурсів. За рішенням питань «що потрібно закупити», слідують рішення: скільки потрібно придбати, а відповідно до цього визначається - який обсяг кожного ресурсу необхідно мати у вигляді певного запасу з метою: мінімізації ризику припинення виробничого процесу в зв'язку з нестачею ресурсу для виконання робіт; забезпечення ритмічного виробництва між моментами поставок ресурсу.
Завдання визначення регламенту і обсягів поставок і запасів відноситься до класу оптимізаційних задач управління ресурсами. В якості цільової функції в управлінні запасами виступають сумарні витрати на утримання запасів, на складські операції, втрати від псування при зберіганні та ін. Природно, що такі витрати повинні мінімізуватися. Керованими параметрами в цьому завданні виступають обсяги запасів; частота, терміни і обсяги їх поповнення; ступінь готовності ресурсу, що зберігається у вигляді запасу.
Точка замовлення, або граничний запас - мінімальна величина запасу ресурсу, при якій необхідний новий замовлення для його поповнення, або момент часу, коли повинен бути проведений замовлення.
Страховий запас - мінімальний доцільний запас ресурсів, призначений для безперебійного постачання виробництва в разі порушення ходу поставок у порівнянні із запланованим. Резервний запас визначається шляхом оптимізаційного розрахунку; при цьому беруться до уваги умови поставок ресурсів, істотність ресурсу для планомірного ходу робіт за проектом, наявність ризиків поставок та ін.
Поняття запаси відноситься не до всіх видів ресурсів. У найзагальнішому вигляді запаси визначаються як ресурси, що зберігаються на складах, і включають в себе: товарно-матеріальні запаси; незавершене виробництво; готову продукцію на складі.
Під управлінням запасами розуміється контроль за станом запасів і прийняття рішень, націлених на економію часу та коштів за рахунок мінімізації витрат з утримання запасів, необхідних для ефективної реалізації проекту.
Управління запасами ускладнюється мінливою обстановкою, в якій здійснюється планування закупівель, поставок і формування запасів ресурсів. Мета системи управління запасами - забезпечення безперебійного забезпечення процесів виконання робіт по проекту у встановлені терміни і запланованим якістю при мінімально можливих витратах на утримання запасів.
Види запасів. Кожен з видів запасів виконує певні функції. Розглянемо найбільш часто зустрічаються види запасів.
Транзитні запаси - певні ресурси для зберігання транзитних запасів сировини з подальшим розподілом ресурсів з транспортуванням на невеликі відстані. Для зниження транзитних запасів застосовуються різні способи, включаючи місцевих постачальників, формування дрібних партій ресурсів.
Лінійні запаси - формується товарами, які перебувають у процесі перевезення, переміщення від постачальників до споживачів або виробництва. Фактори, що визначають розмір лінійних запасів: час перевезення; відстань, на яке перевозяться вантажі; оптимальність господарських зв'язків між постачальниками і споживачами; коефіцієнт звенности руху товару в процесі обігу та ін. Розмір запасів в більшій мірі залежить від часу перевезення і відносно - від часу просування продукції.
Витрати на формування і зберігання запасів. Зміст запасів неминуче тягне за собою витрати. Найбільш відомі види витрат на утримання запасів: простір, рента і вартість ризику. Витрати на формування і зберігання запасів є витрати, пов'язані з: відволіканням обігових коштів в запаси сировини, матеріалів і ін .; поточним обслуговуванням запасів, в тому числі витрати на проведення інвентаризацій, процентні ставки за банківський кредит і т. п .; витратами зберігання; вартістю ризиків.
Під простором розуміються витрати на амортизацію, зміст, опалення і т. Д., Займаного під запас приміщення. Рента є витрата на вкладений в запас капітал.
Під вартістю ризику маються на увазі наслідки різних страхових випадків, а також оцінка вартості ризику в грошовій формі. Вартість цих ризиків з тим або іншим ступенем точності виражається через витрати на страхування, через тарифи і ставки страхових премій.
Незатребуваність запасів може призвести до некондиції, знищення та продажу за зниженими цінами.
Нові методи управління матеріально-технічним забезпеченням.
В останні роки в практиці матеріально-технічного забезпечення проектів стали використовуватися нові методи і технології, що базують на концепції логістики.
Логістика в сфері матеріально-технічного забезпечення розуміється як наука про раціональної організації виробництва і розподілу, яка комплексно вивчає постачання, збут і розподіл засобів виробництва; сукупності різних видів діяльності з метою отримання необхідної кількості продукції у встановлений час і заздалегідь встановленому місці, в якому склалася потреба в цій продукції; взаємодії всіх елементів виробничо-транспортних систем - від виробництва до споживання; управлінні процесом фізичного розподілу продукції в просторі і часі; взаємозв'язках і взаємодії постачання зі збутом і транспортом; інтеграції виробничого і перевізного процесів, включаючи всі транспортні, вантажно-розвантажувальні та інші операції, які вимагаються клієнтурою, і їх необхідним інформаційним забезпеченням; планування, управління і контроль що надходить на підприємство, оброблюваного то й покидає це підприємство матеріального потоку і відповідного йому інформаційного потоку; плануванні, управлінні та контролі матеріальних, інформаційних, людських і енергетичних потоків; фізичному розподілі матеріальних ресурсів, технічному, технологічному, організаційному та інформаційному забезпеченні даного процесу.
Метою логістики є задоволення потреб споживачів на основі оптимального управління матеріальними потоками, для чого в логістиці організовуються інформаційні потоки.
Найбільш загальні управлінські функції - дослідження, аналіз, прогнозування, прийняття рішень, планування, організація, контроль, облік розглянутих виробничих функцій - постачання, виробництва і збуту - зокрема, і матеріального потоку в цілому. Функції управління логістикою реалізуються в тісній взаємодії з функціями маркетингу за проектом, а також з усіма підсистемами управління проектом.
Концепція логістики в управлінні проектами. Матеріальні ресурси - один з найважливіших керованих аспектів проекту і, відповідно, система управління ресурсами виступає в ряду підсистем управління проектами в якості основної. По суті, логістичний підхід до забезпечення оптимальності матеріальних потоків повністю відповідає системному підходу в управлінні проектами в області ресурсного забезпечення. Проект, як система функціонує в межах життєвого циклу, має: «вхід», в якості якого виступають усі ресурси проекту, включаючи і розглядаються в цій главі матеріально-технічні та трудові, а також фінансові та часові ресурси, команду проекту, інформацію, знання, технології та різноманітні обмеження по вхідних параметрів; комплекс взаємопов'язаних процесів обробки цих ресурсів з урахуванням обмежень і критеріальних показників з метою забезпечити їх оптимальне використання для досягнення кінцевої мети управління проектом - формування результату проекту із запланованими показниками; «Вихід», що є власне результатом проекту.
В рамках управління проектом функціонують матеріальні потоки ресурсів і супроводжуючі потоки інформації, які відображають ефективність процесів управління проектом або сигналізують про порушення в запланованому ході робіт. Таким чином, логістика, маючи на меті підвищення ефективності функціонування системи управління проектом, є його невід'ємною частиною і займається управлінням потоками матеріальних ресурсів.
Найважливішими загальними завданнями логістики в управлінні проектами є: створення інтегрованої системи управління матеріальними потоками на основі інформаційних потоків; розробка методів управління рухом ресурсів і контролю матеріальних потоків; визначення стратегії і технології фізичного розподілу ресурсів по роботах проекту; стандартизація напівфабрикатів і упаковки; прогнозування обсягів поставок, перевезень і складування; виявлення дисбалансу між потребами і можливостями закупівлі і поставок; оптимізація технічної та технологічної структур транспортно-складських комплексів.
Основу економічної ефективності закупівельної логістики складають пошук і закупівля необхідних матеріалів задовільної якості за мінімальними цінами. У вивченні ринку, яке проводиться відповідними менеджерами команди проекту, питання цін - головний, але істотну роль також відіграє аналіз інших факторів, в тому числі можливих логістичних витрат і термінів поставок. Розрахунок витрат на придбання сировини та матеріалів багато в чому визначає подальшу стратегію реалізації проекту.
Оптимізація розміру запасу. Наявність певних видів запасів обумовлює ефективність управління матеріально-технічним забезпеченням проекту.
Так, позитивний аспект наявності великого розміру запасів - забезпечення високого рівня обслуговування. З'являється можливість уникнути проблем, пов'язаних з часом поставок та інших перешкод, що впливають на ефективність реалізації проекту. Негативні аспекти наявності великого розміру запасів - зниження рівня якості та збільшення періоду руху ресурсів, омертвіння капіталу, вкладеного в ресурси.
Теоретично повинен підтримуватися якомога нижчий рівень запасів ресурсів певної номенклатури за умови збереження високого рівня обслуговування та оптимального часу поставок з урахуванням безлічі додаткових умов.
Система управління запасами вирішує такі основні завдання: контроль і облік рівня запасів; визначення розміру резервного запасу для кожного ресурсу, що залежить від необхідності безперервного забезпечення робіт проекту; розрахунок оптимального розміру замовлення ресурсу; визначення інтервалу часу між замовленнями.
Контроль рівня запасів ведеться за всіма групами ресурсів і полягає у врахуванні наявності ресурсів і відстеження моменту, коли слід здійснити замовлення чергової партії ресурсів.
Одним з найбільш відомих методів контролю рівня запасів є АВС-метод - метод обліку і контролю за станом запасів, що полягає в розбитті номенклатури ресурсів на три підмножини: А, В і С. Метод АВС-контролю товарно-матеріальних запасів базується на поділі запасів сировини і матеріалів на 3 категорії - за ступенем важливості окремих видів ресурсів в залежності від їх питомої вартості:
Категорія В складена з тих видів товарно-матеріальних запасів, які в меншій мірі важливі для проекту і які оцінюються і перевіряються при щомісячній інвентаризації. для; цієї категорії ресурсів, як і для категорії А, прийнятні методики визначення оптимального розміру замовлення;
З ABC-методу випливає, зокрема, правило 20/80. Встановлено, що в більшості випадків 75% вартості запасів oxвативает близько 10% найменувань номенклатури ресурсів (підмножина А), 20% вартості - відповідно 25% найменувань (підмножина В), 5% вартості - 65% найменувань (підмножина С). У багатьох випадках виявляється, що 20% найбільш споживаних ресурсів становлять близько 80% вартості запасів.
Оптимізація розміру замовлення. Найбільш поширеним інструментом в управлінні запасами, спрямованим на мінімізацію сумарних витрат, традиційно визнається модель оптимального розміру замовлення. Причини популярності цієї моделі - простота математичного апарату і хороші результати її практичного використання.
Проблема управління запасами в даній моделі зведена і визначення обсягу замовлення і частоти виконання замовлень; за планований проміжок часу, що, в свою чергу, розраховується за допомогою балансування між витратами, пов'язаними з виконанням одного замовлення, і витратами нат зберігання одиниці запасів. Розмір замовлення слід збільшувати до тих пір, поки зниження витрат на замовлення переважує збільшення витрат на зберігання.
У найпростішому варіанті моделі величина замовлення і період між поставками приймаються постійними величинами. Введене в модель додаткове обмеження по одноразової поставці нової партії в момент завершення запасів попередньої, дозволяє стверджувати: середній обсяг зберігаються на складі матеріалів.
Найбільш часто зустрічаються логістичними операціями з матеріальними потоками є складування, транспортування, комплектація, навантаження, розвантаження транспортних засобів і т. Д. До логістичних операцій з інформаційними потоками, відповідними матеріальним потокам, можуть бути віднесені також збір, зберігання і обробка даних.
Інформаційний потік відповідає потоку матеріального і може існувати у вигляді, наприклад, паперового або електронного документа. Інформаційні потоки характеризуються джерелом виникнення, напрямом. Інформаційний потік - сукупність циркулюючих в логістичній системі, а також між логістічес руху потоку, швидкістю передачі і прийому, інтенсивністю.
Основна мета логістичної системи - доставка ресурсів в потрібній кількості і асортименті та в максимально можливій мірі готових до споживання в потрібне місце при заданому рівні логістичних витрат.
Транспортні витрати - витрати на виконання логістичних операцій.
Серед функцій логістики можна виділити виробничі, пов'язані з безпосереднім виконанням виробничих; процесів, і управлінські, пов'язані зі збором інформації і прийняттям рішень по матеріально-технічному забезпеченню проекту.
Виробничі функції в своїй сукупності характеризують особливості того чи іншого виробництва та обслуговуючих його матеріальних систем і т. Д., А також - що особливо важливо - потреби споживача. До основних виробничих функцій логістики відносяться постачання, виробництво і збут.
Концепція логістики в управлінні проектами. Матеріальні ресурси - один з найважливіших керованих аспектів проекту і, відповідно, система управління ресурсами виступає в ряду підсистем управління проектами в якості основної. По суті, логістичний підхід до забезпечення оптимальності матеріальних потоків повністю відповідає системному підходу в управлінні проектами в області ресурсного забезпечення. Проект, як система функціонує в межах життєвого циклу, має: «вхід», в якості якого виступають усі ресурси проекту, включаючи і розглядаються в цій главі матеріально-технічні та трудові, а також фінансові та часові ресурси, команду проекту, інформацію, знання, технології та різноманітні обмеження по вхідних параметрів; комплекс взаємопов'язаних процесів обробки цих ресурсів з урахуванням обмежень і критеріальних показників з метою забезпечити їх оптимальне використання для досягнення кінцевої мети управління проектом - формування результату проекту із запланованими показниками; «Вихід», що є власне результатом проекту. В рамках управління проектом функціонують матеріальні потоки ресурсів і супроводжуючі потоки інформації, які відображають ефективність процесів управління проектом або сигналізують про порушення в запланованому ході робіт. Таким чином, логістика, маючи на меті підвищення ефективності функціонування системи управління проектом, є його невід'ємною частиною і займається управлінням потоками матеріальних ресурсів.
Підсистеми управління проектами. Вибір конкретної форми організації управління матеріальними ресурсами залежить від специфіки проекту.
Логістична підсистема управління проектами орієнтована на матеріальні потоки, тобто є підсистемою управління ресурсами.
Питання управління закупівлями, поставками, запасами розглянуті в попередніх розділах даної глави. У поточному розділі основна увага буде приділена вимогам до логістичних елементів системи управління ресурсами в рамках управління проектами.
Ефективне планування і інформаційне логістичне обслуговування дозволяють зняти протиріччя між необхідністю безперебійного постачання реалізації проекту і мінімізацією складських запасів.
1. Ресурси проекту.
2. Процеси управління ресурсами.
3. Основні принципи планування ресурсів проекту.
4. Основні завдання закупівель і поставок.
5. Правове регулювання закупівель і поставок.
6. Організаційні форми закупівель.
1. Управління ресурсамі- одна з головних підсистем УП. Включає процеси планування, закупівель, поставок, розподілу, обліку і контролю ресурсів, зазвичай трудових і матеріально-технічних. Управління фінансовими ресурсами здійснюється в рамках управління вартістю. Управління таким ресурсом, як команда проекту, розглянемо пізніше.
В принципі поняття «ресурс» в методології УП трактується широко - все, що має проект, в тому числі трудові, фінансові та матеріально-технічні ресурси, команда проекту, час (тривалості, терміни, обмеження), інформація, знання і технології, - це взаємопов'язані ресурси проекту. І основне завдання управління цими ресурсами - забезпечити їх оптимальне використання для досягнення кінцевої мети УП - формування результату з запланованими показниками.
Розглянемо дві взаємопов'язані групи ресурсів:
а) матеріально-технічні, т. е. сировину; матеріали, конструкції, комплектуючі; енергетичні ресурси; паливо; ресурси типу «потужності», або технологічні ресурси, т. е. машини, механізми для виконання робіт проекту; встановлюється обладнання та ін .;
б) трудові, які здійснюють безпосередню роботу з матеріально-технічними ресурсами, наприклад будівельники, водії машин, монтажники обладнання тощо.
Управління матеріальними ресурсами проекту починається, по суті, на ТЕО, передінвестиційній фазі при розробці ОІ потім на фазі планування опрацьовуються потреби в ресурсах і можливості їх забезпечення.
У кожен поточний момент часу ресурси проекту обмежені, і тому основними завданнями управління ресурсами є:
а) оптимальне планування ресурсів;
б) управління матеріально-технічним забезпеченням, в тому числі:
Закупівлями ресурсів,
Постачанням: поставками ресурсів, запасами ресурсів, розподілом ресурсів по роботах проекту.
2. Управління ресурсами передбачає ряд основних процесів, в тому числі закупівлі, поставки, розподіл і управління запасами ресурсів.
Закупівлі ресурсів - центральний елемент системи управління ними. Розглянемо основні поняття.
Під закупівлями розуміють заходи, спрямовані на забезпечення проектів ресурсами, т. Е. Майном (товарами), виконанням робіт (послуг), передачею результатів інтелектуальної творчості в зв'язку з конкретним проектом. Закупівлі та постачання взаємопов'язані і є, по суті, двома сторонами процесів матеріально-технічного забезпечення проекту.
Управління закупівлями, матеріально-технічним забезпеченням проекту - підсистема УП, що включає процеси придбання товарів, продукції і послуг від зовнішніх організацій - постачальників. Підсистема складається з планування матеріально-технічного забезпечення, вибору постачальників, укладання контрактів і їх ведення, забезпечення поставок, завершення контрактів.
Управління поставкамівиделяется в якості самостійної підсистеми поряд з управлінням закупівлями. включає:
Планування поставок;
Організацію бухгалтерського обліку;
Доставку, приймання і зберігання товару;
Облік і контроль доставки.
Планування і організація закупівель і поставок- перший етап в управлінні ресурсами проекту. Планування і організація здійснюються на основі даних проектно-кошторисної документації в ув'язці з загальним планом проекту і враховують тривалість циклу закупівель і доставки вантажів. Складається з етапів, що включають вибір постачальників, розміщення замовлень і контроль за поставками.
Вибір поставщіковосуществляется на основі вивчення кваліфікаційних анкет, покликаних висвітлити управлінські, технічні, виробничі і фінансові можливості. Список претендентів, що розробляється на основі вивчення анкет, узгоджується з замовником і керівником проекту. Остаточний вибір постачальників здійснюється в результаті торгів.
Розміщення замовлень. Спільно з проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скорочення номенклатури) закупівель; загальні замовлення оформляються тільки на основі робіт по скороченню номенклатури закупівель. Оцінка заявок і проведення торгів передують укладанню контрактів, яке виробляється в результаті додаткових зустрічей і погоджень з переможцями торгів з питань вимог до перевезення та зберігання вантажів, а також порядку платежів і преміювання.
Контроль за поставкаміосуществляется на основі спеціальних графіків; організовується по кожному з видів поставок (обладнання, роботи, місцеві матеріали, послуги); грунтується на загальному плані проекту. Всі зміни вносяться в загальний графік, ґрунтуються на стандартних формах звітності.
3. Як основна складова УП ресурсне планування включає:
Розробку і збалансований аналіз комплексів робіт і ресурсів, спрямованих на досягнення цілей проекту;
- розробку системи розподілу ресурсів і призначення відповідальних виконавців;
Контроль за ходом робіт - порівняння планових параметрів робіт з фактичними і вироблення коригувальних впливів.
Ресурси є забезпечують компонентами робіт за проектом, що включають виконавців, енеpгію, матеpиалов, обоpудование і т.д. Відповідно з кожної pаботой можна зв'язати функцію потpебности в pесуpсов і розрахувати методами календарного планування потреби в ресурсах по проекту в цілому, а методами вирівнювання забезпечити відповідність потреб наявності або можливостям забезпечення ресурсами.
Є два основні методи планування ресурсів проекту:
а) ресурсне планування при обмеженні за часом;
б) планування при обмежених ресурсах.
Перший підхід - ресурсне планування при обмеженні по временіпредполагает фіксовану дату закінчення проекту і призначення додаткових ресурсів на періоди перевантажень.
Другий підхід - планування при обмежених ресурсахпредполагает, що спочатку задану кількість доступних ресурсів не може бути змінено і є основним обмеженням проекту.
В результаті ресурсного планування менеджер проекту отримує можливість перейти до наступної фази управління ресурсами - до організації їх закупівель та поставок.
У проектах на стадії планування проводиться збалансований аналіз комплексів робіт і споживаних ресурсів з урахуванням обмежень і їх прогнозний розподіл на основі графіків потреби в ресурсах. Планування ресурсів по проекту - основа визначення в часі потреб в ресурсах і визначення можливості забезпечення ресурсами для укладення контрактів із закупівель ресурсів, планування поставок ресурсів, а також основою розподілу закуплених ресурсів по роботах проекту.
Ресурсне планування включає в себе ряд компонентів, в тому числі: розробку і збалансований аналіз комплексів робіт і ресурсів, спрямованих на досягнення цілей проекту; розробку системи розподілу ресурсів і призначення відповідальних виконавців; контроль за ходом робіт - порівняння планових параметрів робіт з фактичними і вироблення коригувальних впливів.
Ресурси виступають як забезпечують компоненти робіт за проектом, що включають виконавців, енергію, матеріали, обладнання тощо Відповідно з кожною роботою можна зв'язати функцію потреби в ресурсах і розрахувати методами календарного планування потреби в ресурсах по проекту в цілому і методами вирівнювання забезпечити відповідність потреб наявності або можливостям забезпечення ресурсами.
Є два основні методи планування ресурсів проекту: ресурсне планування при обмеженні за часом; планування при обмежених ресурсах. Перший підхід - ресурсне планування при обмеженні за часом - передбачає фіксовану дату закінчення проекту і призначення на проект додаткових ресурсів на періоди перевантажень. Другий підхід - планування при обмежених ресурсах - припускає, що спочатку задану кількість доступних ресурсів не може бути змінено і є основним обмеженням проекту.
В результаті ресурсного планування менеджер проекту отримує можливість перейти до наступної фази управління ресурсами - до організації закупівель та поставок ресурсів.
Основне завдання проектно-закупівельної фази проекту - забезпечити надходження обладнання, конструкцій, матеріалів і послуг в точній відповідності з планом проекту. Цей процес можна розділити на дві частини: закупівлі ресурсів і послуг на конкурсних засадах; поставки на місце проведення робіт.
Структура завдань матеріально-технічного забезпечення проектів укрупненно зводиться до таких кроків: підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт, послуг; планування та організація процесу закупівель; вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками; попередній відбір учасників торгів; підготовка документів для торгів; проведення торгів і ухвалення рішення про присудження контрактів заявникам, який виграв торги; розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання; контроль за поставками з прийняттям необхідних заходів у разі появи відхилень; вирішення конфліктів; взаєморозрахунки; наймання на роботу необхідних фахівців, включаючи консультантів; планування поставок; організація бухгалтерського обліку; доставка, приймання та зберігання товару; облік і контроль доставки.
Правове регулювання закупівель і поставок. Головна правова форма організації і регулювання відносин при здійсненні закупівель між їхніми учасниками - договір. Договір поставки - це договір, за яким постачальник, який є підприємцем, зобов'язується в обумовлені терміни передати у власність покупцеві товар, призначений для підприємницької діяльності або інших цілей, не пов'язаних з особистим споживанням, а покупець зобов'язується приймати товар і платити за нього певну ціну.
Організаційні форми закупівель. Розрізняють такі організаційні форми закупівель: прямі, в яких правовий зв'язок існує між двома суб'єктами закупівель; між ними укладається відповідний договір. Випереджають прямі закупівлі, як правило, торги, але можуть здійснюватися і прямі закупівлі без торгів; посередницькі, в яких особа, яка здійснює проект, вступає в правові відносини з посередником, тобто. е. особою, яка сприяє забезпеченню проекту необхідними ресурсами; біржові, в яких члени біржі здійснюють біржову торгівлю: безпосередньо від свого імені і за свій рахунок; від імені клієнта і за його рахунок; від свого імені за рахунок клієнта; від імені клієнта за свій рахунок. Відвідувачами біржових торгів можуть бути юридичні та фізичні особи, які не є членами біржі і мають право на здійснення біржових угод.
Вимоги до управління закупівлями і поставками. Розглянемо вимоги до деяких з перерахованих вище кроків в циклі закупівель і поставок, характерні для ринкової економіки: закупівлі і поставки здійснюються на основі даних проектної документації; графіки розробляються в ув'язці з загальним планом проекту і враховують тривалість всіх його фаз; план повинен охоплювати весь проект в цілому; вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів; в плані визначаються структури і особи, відповідальні за кожну позицію, що підлягає поставці.
Можна виділити наступні типи товарних ринків: ринки продукції, при придбанні якої споживач керується встановленими стандартами, досить повно характеризують її з точки зору можливостей використання. До їх числа відносяться ринки металопродукції, палива, хімічних матеріалів, цементу, будівельних матеріалів, універсального обладнання. Для цього типу ринків визначені наступні форми господарських зв'язків: торгівля через товарні біржі або спеціалізовані посередницькі організації різних типів; ринки продукції, яку споживач може купувати за зразками або керуючись каталогами підприємств-виробників. Це - ринки приладової продукції, інструменту, електрообладнання, виробів електронної і радіо промисловості, торгівельного обладнання та т.д. Для даного типу ринків найбільш природним є широке участь універсальних оптово-посередницьких організацій, фірм - «інтеграторів» через промислові ярмарки, а для виробів, що вимагають налагодження і технічного обслуговування, - через фірмову торгівлю, спеціалізовані оптово-сервісні фірми; ринки продукції, яка реалізується за індивідуальними замовленнями споживачів. Це ринки унікального обладнання, прокатних станів, великих енергомашін, автоматичних ліній, хімічного обладнання і ін. Для таких ринків найбільш природні прямі зв'язки підприємств, фірмовий принцип організації торгівлі, наявність спеціалізованих комплектуючих організацій.
Договори на постачання матеріально-технічних ресурсів. В сучасних умовах поставки придбали форму обміну товарами. Договір поставки товарів став основоположним документом, який регламентує терміни, обсяги і умови поставки. Проект-менеджер стає ключовою фігурою, яка координує поставки в інтересах проекту в цілому.
Планування поставок. Вихідними даними для календарного планування ресурсного забезпечення проектів є наступні документи: календарний план виконання будівельно-монтажних робіт на об'єктах; календарний план введення об'єктів в експлуатацію і завдання після закінчення етапів будівельно-монтажних робіт; річний план закупівель ресурсів; річний графік поставки матеріалів від спеціалізованих товарних організацій; договори і специфікації; нормативно-технологічна документація з матеріально-технічного постачання і комплектації; інформація про хід виконання плану будівельно-монтажних робіт за період, що передує планованому; інформація про хід здачі об'єктів в експлуатацію і про закінчення етапів будівельних робіт за період, що передує планованому; інформація про виконання замовлень за період, що передує планованому; інформація про рух залишків будівельних матеріалів; виробничо-технічні норми витрат будівельних матеріалів; норми виробничих запасів.
На підставі календарної заявки-графіка і нормативно-технічної документації визначається об'єктна потреба в конструкціях, напівфабрикатах і матеріалах по етапах відповідно до їх складом, зазначеним в технологічних комплектах. Розрахована об'єктна потреба - основа для розробки квартальних замовлень для проекту.
Поставки матеріально-технічних ресурсів. Організація матеріального забезпечення будівельних проектів заснована на системі виробничо-технологічної комплектації. Ця система передбачає єдність комплектного виготовлення конструкцій і виробів, поставки та транспортування всіх матеріальних ресурсів в відповідності з технологічною послідовністю реалізації проекту, сприяє найбільш раціональному і економному використанню ресурсів.
На стадії розробки проекту створюється модель технологічної комплектації. У складі планів проекту розробляється певна уніфікована нормативно-технологічна документація - комплекс документів, який є нормативною базою виробничо-технологічної комплектації проекту. Комплекти конструкцій, виробів і матеріалів повинні поставлятися одночасно і, як правило, в повній технологічної готовності для виробничого споживання, в контейнерах і пакетах безпосередньо в робочу зону проекту.
Питання управління закупівлями і поставками взаємопов'язані з питаннями управління запасами ресурсів. За рішенням питань «що потрібно закупити», слідують рішення: скільки потрібно придбати, а відповідно до цього визначається - який обсяг кожного ресурсу необхідно мати у вигляді певного запасу з метою: мінімізації ризику припинення виробничого процесу в зв'язку з нестачею ресурсу для виконання робіт; забезпечення ритмічного виробництва між моментами поставок ресурсу.
Завдання визначення регламенту і обсягів поставок і запасів відноситься до класу оптимізаційних задач управління ресурсами. В якості цільової функції в управлінні запасами виступають сумарні витрати на утримання запасів, на складські операції, втрати від псування при зберіганні та ін. Природно, що такі витрати повинні мінімізуватися. Керованими параметрами в цьому завданні виступають обсяги запасів; частота, терміни і обсяги їх поповнення; ступінь готовності ресурсу, що зберігається у вигляді запасу.
Точка замовлення, або граничний запас - мінімальна величина запасу ресурсу, при якій необхідний новий замовлення для його поповнення, або момент часу, коли повинен бути проведений замовлення.
Страховий запас - мінімальний доцільний запас ресурсів, призначений для безперебійного постачання виробництва в разі порушення ходу поставок у порівнянні із запланованим. Резервний запас визначається шляхом оптимізаційного розрахунку; при цьому беруться до уваги умови поставок ресурсів, істотність ресурсу для планомірного ходу робіт за проектом, наявність ризиків поставок та ін.
Поняття запаси відноситься не до всіх видів ресурсів. У найзагальнішому вигляді запаси визначаються як ресурси, що зберігаються на складах, і включають в себе: товарно-матеріальні запаси; незавершене виробництво; готову продукцію на складі.
Під управлінням запасами розуміється контроль за станом запасів і прийняття рішень, націлених на економію часу та коштів за рахунок мінімізації витрат з утримання запасів, необхідних для ефективної реалізації проекту.
Управління запасами ускладнюється мінливою обстановкою, в якій здійснюється планування закупівель, поставок і формування запасів ресурсів. Мета системи управління запасами - забезпечення безперебійного забезпечення процесів виконання робіт по проекту у встановлені терміни і запланованим якістю при мінімально можливих витратах на утримання запасів.
Види запасів. Кожен з видів запасів виконує певні функції. Розглянемо найбільш часто зустрічаються види запасів.
Транзитні запаси - певні ресурси для зберігання транзитних запасів сировини з подальшим розподілом ресурсів з транспортуванням на невеликі відстані. Для зниження транзитних запасів застосовуються різні способи, включаючи місцевих постачальників, формування дрібних партій ресурсів.
Лінійні запаси - формується товарами, які перебувають у процесі перевезення, переміщення від постачальників до споживачів або виробництва. Фактори, що визначають розмір лінійних запасів: час перевезення; відстань, на яке перевозяться вантажі; оптимальність господарських зв'язків між постачальниками і споживачами та ін. Розмір запасів в більшій мірі залежить від часу перевезення і відносно - від часу просування продукції.
Витрати на формування і зберігання запасів. Зміст запасів неминуче тягне за собою витрати. Найбільш відомі види витрат на утримання запасів: простір, рента і вартість ризику. Витрати на формування і зберігання запасів є витрати, пов'язані з: відволіканням обігових коштів в запаси сировини, матеріалів і ін .; поточним обслуговуванням запасів, в тому числі витрати на проведення інвентаризацій, процентні ставки за банківський кредит і т.п .; витратами зберігання; вартістю ризиків.
Під простором розуміються витрати на амортизацію, зміст, опалення і т.д., займаного під запас приміщення. Рента є витрата на вкладений в запас капітал.
Під вартістю ризику маються на увазі наслідки різних страхових випадків, а також оцінка вартості ризику в грошовій формі. Вартість цих ризиків з тим або іншим ступенем точності виражається через витрати на страхування, через тарифи і ставки страхових премій.
Незатребуваність запасів може призвести до некондиції, знищення та продажу за зниженими цінами.
