Cuál es la matriz de distribución de responsabilidades. Gran enciclopedia de petróleo y gas

En el ejemplo anterior, tenemos dos grandes grupos de columnas: "Acciones y responsabilidades". La columna "Actividad" se divide en una descripción de la fase y la fase, y la columna "Responsabilidad" se divide en las acciones necesarias. En las intersecciones, los miembros del equipo son responsables de estas acciones.

Los proyectos de cierto tamaño generalmente incluyen varios participantes que son responsables de crear y aprobar los resultados. Hay resultados cuya responsabilidad de desarrollo es relativamente simple; por ejemplo, cuando se determina que alguien es responsable de redactar el documento y que la otra persona lo aprueba. Sin embargo, si la producción del documento está asociada con los esfuerzos de varias personas, es necesario definir varios niveles de aprobación. Una herramienta que le ayudará en este tipo de situación se llama matriz de responsabilidad.

En la matriz, diferentes personas se muestran como columnas y los resultados se muestran en filas. La intersección indica la responsabilidad de cada persona en cada uno de los resultados. A continuación se muestra una matriz simple que describe las responsabilidades propuestas. En la tabla anterior, la carta del proyecto es creada por el gerente del proyecto y aprobada por el patrocinador del proyecto, el director del proyecto y el Comité Directivo. El equipo del proyecto consulta sobre la creación de la Carta.

Los requisitos del proyecto son creados por el equipo del proyecto, que son revisados ​​por el gerente del proyecto y el director del proyecto y aprobados por el patrocinador del proyecto y el Comité Directivo. El propósito de la matriz de rendición de cuentas es proporcionar claridad y acuerdo sobre quién hace qué, para que las columnas se puedan definir con el mayor detalle posible. Por ejemplo, en el caso anterior, el equipo del proyecto podría dividirse en cada uno de sus miembros, con nombres específicos en columnas separadas. Luego, la persona responsable de crear los requisitos del proyecto puede aparecer en la columna correspondiente.

Una vez completada la matriz, debe circularse para su aprobación para confirmar que todos entienden y están de acuerdo con sus roles y responsabilidades en el proyecto. Si esto se hace en la etapa de definición del proyecto, se puede incluir en el proyecto.

Grupos de Procesos de Gestión de Proyectos

La capacidad de una matriz para comunicar claramente esto es crucial para su efectividad. Debe reflejar las expectativas y responsabilidades de los individuos, organizaciones u organizaciones involucradas en el proyecto, y evitar cualquier ambigüedad, si es posible. La metodología de gestión de proyectos adoptada por el Tribunal Regional de la 7ª Región se basa en 5 grupos interrelacionados de procesos que determinan cómo gestionar un proyecto. Estos son: iniciación, planificación, seguimiento y control, ejecución y cierre.

A continuación se presentan los principales documentos preparados en cada uno de los grupos de proceso. Se formaliza los requisitos del proyecto y apoya el análisis de su viabilidad. . Descripción del producto: En esta herramienta, el producto se actualiza y se acuerda entre las partes. Se registra información sobre lo que se generará, en qué sector, características técnicas, fuentes principales, resultados y tecnologías, en particular, son importantes.

Matriz de comunicación: un documento que identifica a las personas y organizaciones que influyen o dependen de los proyectos (partes interesadas, lo que significa partes interesadas) y definió un enfoque de comunicación con ellos. Lista de riesgos: un documento que enumera y analiza todos los riesgos asociados con el proyecto. Dado que el riesgo es tanto una amenaza potencial como una oportunidad potencial, el objetivo de gestionarlos con una herramienta es aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos y reducir la probabilidad y el impacto de eventos negativos en el proyecto.

Actas de la reunión: un documento que resume los casos, resoluciones, resoluciones y decisiones de reuniones o reuniones. Solicitud, análisis y control de cambios: un documento que registra la identificación, documentación, aprobación o rechazo y control de los cambios realizados en los indicadores básicos del proyecto. Registro de eventos: le permite consolidar eventos inesperados al planificar proyectos en una herramienta para un mejor control. Tiempo de entrega: Registra qué productos se entregaron y el tiempo de aprobación de tipo. Lecciones aprendidas: momentos reservados para evaluar acciones, problemas, éxitos y reflejar la experiencia adquirida en el proyecto. Estas lecciones se graban en reuniones con la Oficina de Proyectos. Términos de homologación: un documento que confirma la aceptación total o parcial por parte del solicitante de la solicitud especificada en el tiempo de entrega. Los documentos creados en este grupo de procesos son los mismos que en el grupo de ejecución.

Final de lecciones aprendidas: un documento basado en todas las lecciones aprendidas del proyecto. Informe final del proyecto: consolida la información final del proyecto, como los objetivos del proyecto, los productos entregados durante el proyecto, el tiempo total invertido en el proyecto desde su inicio hasta la emisión del período de aceptación final y las inversiones realizadas en el proyecto. ¿Por qué es importante la gestión de riesgos del proyecto?

Primero, cualquier decisión de proyecto, actividad de equipo o nueva etapa tiene un nivel de riesgo inherente, independientemente de si lo desea o no. Es decir, existe la posibilidad de que el problema se realice y creará un efecto negativo para cada tipo de actividad, entrega o etapa de su proyecto.

Cuando las consecuencias son pequeñas, por lo general ni siquiera crean un dolor de cabeza, pero imagina que perderá todos los documentos virtuales de la empresa sin tener una copia de respaldo en el proyecto para la implementación del nuevo sistema o sin una pieza de repuesto para el intercambio de partes del defecto prototipo que se presentará. Estos efectos pueden ser catastróficos y, por lo tanto, la gestión de riesgos es cada vez más importante en la gestión de proyectos.

Además, el seguimiento y los riesgos de seguimiento pueden ayudarlo a evaluar su proyecto para evitar problemas que puedan tener una mayor probabilidad de éxito. Para obtener este resultado, es importante comprender un poco más sobre la gestión de riesgos en sí. Planificación de la gestión; Identificación de riesgos; Implementación del análisis cuantitativo; Realización de análisis cualitativos; Planificación de riesgos; Riesgos de respuesta. Antes de ir paso a paso a la práctica, analicemos un poco más sobre cómo funciona la matriz de riesgos y cómo puede ayudarlo principalmente con los pasos del análisis de riesgos.

Cómo funciona la matriz de riesgos.

La matriz de riesgos, como su nombre lo indica, es una matriz que lo ayudará a evaluar mejor los riesgos asociados con sus proyectos. Está formado por dos ejes principales, la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el impacto del riesgo en un proyecto. Ahora echemos un vistazo más de cerca a cómo funcionan las respuestas de estos dos ejes. Casi correcto: es casi imposible prevenir el riesgo de ocurrencia, por lo que vale la pena pensar en los efectos atenuantes de la exposición al riesgo después de que ocurra. Alta: la probabilidad de que ocurra un riesgo es alta y, a menudo, ocurre en la realidad. Todavía vale la pena planificar el despliegue, pero no con la misma gran preocupación que en los casos anteriores. Bajo: hay pocas posibilidades de que surja un problema de este riesgo. Raramente: es improbable que el riesgo se produzca, solo que vale la pena preocuparse por los casos de impacto grave o muy grave para su proyecto. Grave: esto puede llevar a la cancelación del proyecto o al hecho de que el daño causado es irreversible. Solo preste atención si este riesgo ocurre casi con certeza y con alta frecuencia. En principio, para cada riesgo analizado, realizará una evaluación que va desde casi cierto, desde lo que sucede hasta lo raro y desde cualquier impacto hasta lo más serio.

Este puntaje genera una intersección que clasifica el riesgo. Veamos un ejemplo del riesgo de perder información importante para un proyecto. Suponiendo que las personas estimen la probabilidad de este riesgo como impacto promedio y grave, obtendremos el resultado de un riesgo extremo.

Uso de la matriz de riesgos en el proyecto.

Por lo tanto, es posible diferenciar los riesgos para facilitar el proceso de decidir dónde actuar primero y lo más importante para su proyecto. Ahora, para ver en la práctica cómo funcionará la matriz de riesgos en la gestión de los riesgos de un proyecto, imaginemos un proyecto para introducir un nuevo software en la empresa. Veamos cómo se verá paso a paso.

Paso 1 - Listar los principales riesgos.

Haz una matriz de riesgo de cada riesgo.

Incendio en el centro de datos Pérdida de información significativa El sistema de monitoreo de las nuevas implementaciones es erróneo Falta de compatibilidad entre los datos antiguos y el nuevo sistema Falta de calidad del servicio prestado por la empresa contratista Quejas de los usuarios Más tarde advertencia a los usuarios sobre los cambios El sistema sale al aire Configuración no realizada durante el período nueva compañia Cuando realice una matriz de riesgo para cada uno de los elementos enumerados, creará un nivel de riesgo para cada uno de ellos y podrá generar una estimación también según los pesos que establezca para cada nota.

Paso 3 - Análisis de los riesgos más relevantes en el ranking.

Una preocupación importante es no perder tiempo en riesgos que no son muy importantes para su proyecto.

Paso 4 - Dibujar medidas para evitar que los riesgos se materialicen.

Para el riesgo de falta de compatibilidad entre los datos antiguos y el nuevo sistema, una solución simple es organizar reuniones entre las empresas para que todos los puntos importantes estén cubiertos por la migración. Al final de cada paso del proyecto, puede estar seguro de haber completado esta parte del proyecto y de lo arriesgado que es.