Що робити, коли закінчаться строки для внесення записів до трудової книжки? Оформити і вшити вкладиш. Розберемося, що це за документ, як його правильно заповнювати в 2020 році.
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся до консультанта:
ЗАЯВКИ ТА ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО і БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
Будь-яка людина може зіткнутися з такою проблемою, коли в трудовій книжці вже не буде місця для внесення записів. Така ситуація виникає, якщо громадянин часто змінює роботу.
Куди ж вписати інформацію новому роботодавцю? Для цього існує спеціальний документ - вкладиш.
Основні відомості
Знання про те, що це і де його взяти, стануть в нагоді не тільки фахівцям кадрової служби, а й самим працівникам.
Адже трудова книжка відображає їх стаж і не можна допустити, щоб при настанні пенсійного віку певний час роботи не враховувався.
Та й заповнювати вкладиші в трудову книжку необхідно правильно. Інакше не уникнути тяганини з оформлення документів і відновленню стажу.
Що це таке
Вкладиш до трудової книжки являє собою документ, за допомогою якого і далі можливо ведення стажу працівника (коли листи в трудовій закінчаться).
В даному випадку не допустимо:
Єдине правильне рішення в даній ситуації - підшити вкладиш до трудової книжки.
В іншому випадку фахівець відділу кадрів порушить вимоги законодавства. В результаті книжка може вважатися недійсною.
Тому ІП, керівництво юридичних осіб, Головбухи, керівництво відділу кадрів або інші уповноважені особи зобов'язані стежити за тим, щоб вкладиші були в наявності на підприємстві.
призначення документа
Як тільки в вашу організацію влаштовується новий співробітник, у якого не залишилося місця для записів у трудовій книжці, знадобиться вкладиш.
Адже без нього відобразити прийняття людини на роботу в його трудовій неможливо. Запис же повинна вноситися протягом 5 днів після працевлаштування громадянина, після того, як він вступить на посаду ().
Відмовити ж у прийомі особи на роботу також не можна, інакше роботодавець повинен буде понести відповідальність згідно з нормами законодавства.
Обов'язково роблять запис у трудовій «Виданий вкладиш». Виглядає вона так:
Фото: обов'язковий запис в трудовій книжці про вкладишами
Застосовують також правила №225 від 16 квітня 2003 року Умови надання вкладиша співробітнику:
- його видають безкоштовно згідно п. 44, 48 Правил;
- видають при сплаті сумірною компенсації, що не перевищить ціну бланка - п. 47;
Стягується плата, що дорівнює ціні при покупці документа роботодавцем.
Зразок оформлення вкладиша до трудової книжки
Як заповнити вкладиш до трудової книжки, головбух і керівник підприємства просто зобов'язаний знати. Розглянемо всі важливі нюанси.
Зовні бланк вкладиша відрізняється від трудової книжки:
- Він містить 36 сторінок.
- Його обкладинка картонна.
- Формат документа - 88 * 125мм.
- Є кілька захисних елементів.
- Титульна сторінка схожа з титульним листом трудової книжки.
- Поля вкладиш має такі ж, як і трудова.
Як його заповнити?
Варто дотримуватися такого порядку:
| Спочатку видають бланки | Які купуються керівництвом фірми, де на момент закінчення полів в трудовій книжці працював громадянин. Кадровий працівник зобов'язаний знати, як оформити видачу вкладиша до трудової книжки |
| Далі оформляють вкладиші | На першому аркуші відображають дані про співробітника:
Відомості у вкладиші можуть відрізнятися від тих, що прописані в трудовій книжці. Це може бути при зміні прізвища, отриманні додаткової освіти і т.п. |
| Вносяться записи за тими ж правилами, що і в трудовій | Нумерація відомостей повинна бути наскрізною - продовжувати ті, що вписані в трудову книжку. Тобто, нумерація починається не з початку, а триває.
|
| Інформацію про те, що вкладиш був виданий, прописують в трудовій книжці | Пишуть номер і серію бланка. У законодавстві немає точного опису, як повинна розташовуватися інформація про видачу вкладишів. Зазвичай вона відбивається вгорі праворуч |
| штамп | Краще ставити тоді, коли документ уже оформлено |
| Далі перевіряють записи | Не повинно бути помилок |
| вкладиш прошивається | — |
Якщо буде допущено помилки або має місце неправильне заповнення документа, продовжувати робити записи не можна.
Бланки в такому випадку підлягають знищенню згідно зі спеціально складених актів. Якщо серія і номер вже відображені в трудовій, потрібно проставити інший штамп на титульному аркуші.
Виправляти помилки варто, дотримуючись таких правил:
Найчастіші помилки, які допускаються при заповненні вкладиша:
| Чи не правильно вносяться дані про освіту, ПІБ | Виникнення такої ситуації має місце при оформленні документа зі слів співробітника, а не при переписуванні даних з документів. Вихід один - знищення вкладиша і оформлення нового |
| Чи не правильно відображаються дані про роботу | Невірно вказують дату прийому на фірму, що не прописують назва компанії, немає посади, структурних підрозділів, скорочуються слова. Такі помилки виправляються тільки по тому місцю роботи, де запис робили. Новий роботодавець може вносити виправлення тільки на підставі офіційної документації, виданої на підприємстві, де була допущена неточність. Роблять новий запис на новій сходинці із застереженням про недійсність попереднього запису |
| Прі не поставленому штампі «Виданий вкладиш» документ вважається недійсним | При відсутності штампа в компанії запис пишеться від руки |
Законодавством не обмежується кількість використання бланків вкладишів. Можна вшивати і 2 і три бланка.
Але все номера реєструють в книзі. Вкладиш є недійсним, якщо надається без трудової книжки.
При відсутності заяви керівництво фірми не може відняти вартість бланка з зарплати. Заява може мати довільну форму і адресується керівництву.
Хоча його можуть передати і головбуха або іншому уповноваженому працівнику. У заяві висловлюють прохання про видачу бланків вкладишів, а також про вирахування їх вартості із заробітку.
Відео: оформлення трудової книжки, лекція для кадровиків
Даний документ підшивають до особової справи співробітника. Відображення будь-яких відомостей у вкладиші має бути коректним і відповідати вимогам Правил, Інструкцій та номенклатурної документації.
Можна застосовувати всі вимоги щодо ведення трудових книжок. Обмовимося, що дані на титульних аркушах трудової і вкладиша повинні збігатися.
Якщо ж вони відрізняються, необхідно представляти всі документи, на підставі яких записи робили. Подається свідоцтво про шлюб (якщо змінено прізвище), дипломи (якщо вписано іншу освіту) і т. Д.
Бути впевненим у тому, що при відображенні даних всі зміни враховано, дозволить заповнена працівником анкета.
Ким повинен формуватися?
Набувають бланки вкладишів тільки компанії. Роботодавець не може:
- прийняти від співробітника чистий вкладиш;
- представляти вимога надати бланки від працівників.
Вкладиші є бланком суворої звітності. Їх купують у посередника, що спеціалізується на продажу подібного товару, що має Держзнак Міністерства фінансів Росії.
У такої особи повинна бути на ведення подібного роду діяльність. Обов'язкова наявність і сертифіката.
Якщо купити бланки в іншому місці, може піднятися питання про те, що трудові книжки підробляються. Придбання здійснюється фірмою відповідно до договору з розповсюджувачем.
Куплені вкладиші повинні зберігатися у бухгалтера або у іншого працівника, що уповноважений вести трудові книжки.
Дані про покупку документів вносять до реєстру прибутково-видаткових книг. Далі вони передаються під осіб, що ведуть записи.
Оформленням і підшивкою вкладишів повинні займатися працівники відділу кадрів або керівництво фірми.
Як правильно вшити (інструкція)
Коли титульна сторінка буде заповнена, і вкладиш зареєстрований, кадровим фахівцем документ вшивається в трудову книжку.
Бажано проведення такої процедури з готовим вкладишем, інакше доведеться готувати акти псування.
У законодавчих нормах не прописується, в якому саме місці вшивається документ. А значить, ви маєте право прикріпити його на початку трудової книжки, в її середині або в кінці.
Перевіряючі органи не будуть пред'являти претензії з цього приводу. Зазвичай вкладиші вшивають в кінці трудового - між останнім листом і обкладинкою.
Але зручніше прикріплювати бланки в середині, так як в такому випадку не знадобляться додаткові отвори.
В даному варіанті є такий недолік - в трудовій книжці будуть перервані старі записи новішими. Обов'язково вшивати документ. Не можна прикріплювати його за допомогою скотча, скоб.
Не припустимо також просто вкладати бланки в трудову книжку. Виконання цієї вимоги забезпечить збереження документа.
Що потрібно для прошивання документа:
- Трудова книжка.
- Бланки вкладиша.
- Голка з ниткою.
- Шило і ножиці.
- Штамп «Вкладиш виданий».
Як вшити бланки:
Відомості про працевлаштування та звільнення громадян вносяться до трудової книжки. Кількість листів в цьому документі обмежена, при їх закінчення не потрібно отримувати нову книжку, досить вшити вкладиш. Існує кілька правил, як оформити вкладиш до трудової книжки.
Вкладиш - це документ, який відповідає ряду критеріїв:
- Параметри (щодо законодавчого стандарту) - 8,8х12,5 см;
- Матеріал - картон;
- Зміст - 46 сторінок, які точно повторюють структуру і розташування граф трудової книжки.
Особливістю вкладиша є наявність елементів захисту. Одним з них є унікальний ідентифікаційний номер, розташований у верхньому правому кутку кожного аркуша. Він підлягає реєстрації в трудовій книжці працівника, тому вона нерозривно пов'язана з вкладишем.
Щоб уникнути помилок, потрібно спочатку завести вкладиш, і тільки потім внести відповідну відмітку в штампі на трудовій книжці. Адже в разі неправильного заповнення зіпсований вкладиш підлягає знищенню, а в трудовій книжці залишаться його номер і серія. При цьому доведеться ставити новий штамп, місця для якого на титульному аркуші книжки не так вже й багато.
Покрокова інструкція оформлення
Оформленням вкладиша, як і основний трудової книжки, займається уповноважений на це співробітник. У великій організації це начальник відділу кадрів, в невеликий - головний бухгалтер або керівник організації.
деякі факти
Важливо: діючими Правилами точно не встановлено, куди потрібно ставити штамп про видачу вкладиша, чи можна зробити цю позначку вручну, і куди підшивати сам вкладиш. Виходячи зі сформованої практики, в тому числі судової:
1) штамп про видачу вкладиша краще проставити так, щоб він не витісняв інші записи, але був читаємо; 2) вручну позначку зробити можна, але бажаніше використовувати штамп; 3) підшивають вкладиш, як правило, в кінці книжки, перед обкладинкою, хоча логічніше це зробити перед розділом «Відомості про нагородження», а зручніше в середині на самій прошивці вкладиша.
Розглянемо, що повинен зробити співробітник кадрової служби при оформленні вкладиша:
- крок 1 - отримати документ в бухгалтерії або придбати його в спеціальному магазині;
- крок 2 - зареєструвати вкладиш в спеціальній обліковій книзі (реєстрі) руху трудових книжок і вкладень до них;
- крок 3 - вшити вкладиш в основну трудову книжку;
- крок 4 - в повністю заповнену трудову поставити відбиток штампа «Виданий вкладиш» і вписати його номер. Вибір місця для даного штампа законодавчо не регламентується. Оптимальний варіант - поставити його на титульному аркуші трудової книжки в правому верхньому кутку;
- крок 5 - заповнити титульний лист вкладиша і поставити на ньому печатку організації. Слід врахувати, що всі дані про власника документа в трудовій і в укладці повинні бути ідентичними, інакше документ не буде дійсним;
- крок 6 - занесення необхідних відомостей у вкладиш трудової. Варто зазначити, що у вкладиші в трудову книжку нумерація продовжується. Приклад: останній запис у трудовій була за номером 55, отже, перший запис у вкладиші буде за номером 56.
Для мінімізації дій в разі допущення помилки при заповненні бланка документа, доцільно кроки 5 і 6 виконати після кроку 2.
Як вшити вкладиш до трудової книжки дивіться у відео
Заповнення бланка вкладиша
Вкладиш заповнює роботодавець або працівник, у якого закінчилася трудова книжка. При його заповненні важливо враховувати ряд моментів:
- На титульному аркуші вказується фактична дата заповнення вкладиша, але не оформлення трудової книжки.
- Вносяться тільки та інформація про працівників, яка є дійсною на даний момент (це стосується рівня освіти, імені і т.д.).
- Після того, як на титульному аркуші будуть зроблені відповідні записи, уповноважений співробітник розписується і ставить печатку роботодавця.
Кількість вкладишів не обмежується на законодавчому рівні, тому їх може бути будь-яке число. Головна умова - вони повинні використовуватися за потребою.
Необхідність використання вкладиша
Якщо все графи трудової книжки заповнені, і місця для внесення нових позначок не залишилося, забороняється:
- Закреслювати інформацію про нагородження або заохочення особи, вносити крім цих відомостей дані про роботу.
- Вклеювати нові листи від бланків трудових книжок і використовувати їх в якості продовження документа.
- Оформляти нову трудову книжку.
Увага! Внесення інформації здійснюється в такому ж порядку, що і при заповненні трудової книжки.
Як тільки вільне місце для записів закінчиться, буде потрібно оформлення вкладиша до трудової книжки. Відповідно до законодавства він є єдиним можливим продовженням документа (Постанова Уряду №225 від 2003 року).
Купівля вкладиша
цікава інформація
У разі втрати або псування працівником трудової книжки (разом з вкладишем) витрати на видачу вкладиша, дубліката несе сам співробітник. Якщо ж документ виявився втрачений в той момент, коли він перебував на зберіганні у роботодавця, або зіпсований роботодавцем, працівник витрат не несе.
Законодавство встановлює, що саме роботодавець є тією особою, хто повинен купувати вкладиш до трудової книжки. Такі бланки зберігаються у відділі кадрів або бухгалтерії. Якщо підприємство невелике, і названі відділи не працюють, то зберігання бланків здійснюється уповноваженим на це особою (найчастіше - кадровиком).
Оформити вкладиш до трудової книжки особисто в 2020 році зобов'язані індивідуальні підприємці. Вони самостійно купують бланки, причому продаж вкладишів відбувається спеціалізованими організаціями, що захищає їх поширення серед сторонніх осіб.
Щоб роботодавець зміг отримати бланки, йому буде потрібно укласти угоду про їх постачання. Ця процедура не довіряється працівникам, оскільки необхідно контактувати з організаціями, що володіють ліцензіями на продаж поліграфічної продукції.
Безпосередньо роботодавець може надавати вкладиші працівнику:
- На безкорисливій основі.
- На оплатній основі - ціна вкладиша в трудову книжку при цьому сплачується працівником, але вона не може бути завищена.
Якщо бланки оплачуються співробітником, то кошти стягуються, або готівкою, або шляхом вирахування з зарплати.
Уже заповнений вкладиш підшивається до трудової книжки. У деяких працівників таких доповнень може бути кілька. Всі вони повинні бути підшиті в порядку закладу під обкладинкою трудової книжки і відображені в позначках на її титульному аркуші.
Нюанси оформлення вкладиша
Вкладиш до трудової книжки може бути отриманий тільки уповноваженою особою під його розпис. Якщо підприємство стягує вартість бланків з працівників, то ними складається відповідна заява.
Чинними нормами не встановлюється місце, де потрібно ставити штамп, куди підшити вкладиш і т.д. Однак отримати відповіді на ці питання можна з урахуванням сформованої практики:
- Штамп «Виданий вкладиш», рекомендується ставити в тому місці, де він не зачіпає інші позначки і легко читається.
- Позначку можна скласти від руки, але рекомендується застосовувати в цих цілях штамп.
- Бланки підшиваються в кінці трудової книжки, перед обкладинкою, незважаючи на те, що зручно це робити в середині документа, де проходить прошивка.
В обов'язковому порядку на титульному аркуші вкладиша вказуються реквізити (крім штампу). До них відноситься номер бланка, дата його видачі і серія.
Способи кріплення вкладиша
Вкладиш - невід'ємна частина трудової, тому він повинен бути вшитий в даний документ. Законодавство не регламентує чітких правил за способом кріплення вкладення в документ. На практиці найчастіше скріплення виробляють шляхом вшивання вкладиша в трудову міцними нитками товстої голкою між останньою сторінкою і обкладинкою.
Розглянемо трохи детальніше, як прошити вкладиш до трудової книжки:
- потрібно розгорнути вкладиш посередині і проколоти отвори для декількох стібків. Як правило, достатньо трьох-чотирьох дірочок;
- всунути товсту міцну нитку в голку з великим вушком і пришити вкладиш по проробленим отворам до обкладинки трудової;
- в завершенні необхідно ретельно закріпити нитку, щоб вона згодом не розв'язалася.
Категорично забороняється:
- замість оформлення вкладиша в трудову книжку використовувати новий бланк трудової;
- підшивати або приклеювати до трудової книжки чисті аркуші;
- викреслювати в розділі «Відомості про нагородження» останнє слово і змінювати його на слово «роботі».
Виправлення помилок у вкладиші
Виправлення помилок у вкладиші методом закреслення, як і в основний трудовий, не допускається. Виняток становить коригування відомостей на титульному аркуші при зміні особистих даних, наприклад, при зміні прізвища. Даний випадок передбачає закреслення неактуальних відомостей і вписування нових. варто звернути особливу увагу, Що коригування титульного аркуша вкладиша проводиться в точній відповідності з коригуванням головної сторінки основної трудової.
Якщо ж допущена помилка при початковому заповненні вкладиша, то порядок виправлення допущеного промаху виглядає наступним чином:
- співробітник відділу кадрів повинен вийняти і знищити вшитий вкладиш і скласти про це спеціальний акт;
- зробити запис в основний трудовий, що відбиток штампа «Виданий вкладиш» з реквізитами вкладиша є недійсним;
- внести в журнал руху трудових книжок запис про недійсність раніше зробленого запису.
Потім особа, відповідальна за оформлення трудових, має оформити і вшити новий вкладиш.
Задавайте питання в коментарях до статті і отримаєте відповідь експерта
Вкладиш до трудової книжки, як і сама вона, є документом, який підтверджує трудову діяльність працівника і його стаж. Його оформлення і ведення підпорядковується строгим вимогам нормативних документів. Розглянемо основні правила видачі, ведення та оформлення вкладиша, типові помилки, які допускають роботодавці.
Умови видачі вкладиша
Якщо закінчилося вільне місце в трудовій книжці, і вона підійшла до кінця, виникає закономірне питання - чи потрібно продовжувати записи і як це робити. Відповідь на нього надає п. 38 Постанови Уряду від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки» (далі також Постанова Уряду).
При заповненні всього вільного простору в будь-якому з розділів основного документа працівника здійснюється видача вкладиша до трудової книжки. Він видається при неможливості внести запис про діяльність або нагородження працівника через відсутність вільного місця. При цьому важливо мати на увазі, що він - лише доповнення книжки і сам по собі не є документом.
Оформлення вкладишів до трудової книжки (їх видача) здійснюється роботодавцем в силу обов'язки мати в своєму розпорядженні достатню кількість бланків даного документа, Передбаченої п. 44 Постанови Уряду. Про видачу робиться відповідна відмітка в прибутково-видатковій книзі і книзі обліку руху книжок і вкладишів. Форми затверджені Постановою Мінпраці від 10.10.2003 № 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок» (Додаток № 1 і № 2).
оформлення вкладиша
Оформлення та заповнення вкладиша проводиться по загальним правилом, Встановленому п. 38 Постанови Уряду № 225.
Форма розглянутого бланка встановлюється Наказом Мінфіну від 22.12.2003 № 117н «Про трудові книжки» і має строго йому відповідати.
Бланк документа друкується на підприємствах Держзнаку і має затверджені ступеня захисту на момент їх випуску. Він містить серію документа і його номер в цілях можливості його індивідуалізації та виявлення підробок.
Про необхідних записах у вкладиші в трудову книжку також скаже його затверджений зразок. У ньому повинні бути вказані відомості про власника:
- ПІБ повністю (всі в окремих відповідних графах);
- число, місяць і рік народження;
- отримана освіта і спеціальність;
- день, місяць і рік заповнення;
- підписи власника і відповідальної посадової особи (від імені роботодавця).
На першій сторінці передбачено місце для проставлення печатки роботодавця. Однак індивідуальні підприємці друк мати не зобов'язані, а кілька років немає такого обов'язку і у господарських товариств (якщо інше прямо не встановлено законом). У такому випадку, як роз'яснило Міністерство праці в своєму Наказі від 31.10.2016 № 589н, проставлення печатки не обов'язково.
Ведення документа здійснюється на підставі двох основних документів:
- Правила ведення і зберігання трудових книжок, затверджені Постановою Уряду № 225;
- Інструкція щодо заповнення трудових книжок, затверджена Постановою Мінпраці від 10.10.2003 № 69.
Зупинимося на особливостях нумерації сторінок вкладиша і записів в ньому, а також проставлення відповідного штампу про його оформленні.
нумерація
Оскільки вкладиш - додаток до трудової книжки та її продовження, виникає питання про нумерацію його сторінок і відповідних записів в ньому. Нумерація його сторінок здійснюється на стадії випуску його на підприємстві Держзнаку, тому не представляє складності для роботодавця. Нумерацію записів необхідно продовжувати, а не починати спочатку, а значить і записи повинні мати наскрізний (триває) порядок.
Трудова і вкладиш до неї можуть містити запис під однаковим номером. Така ситуація може складатися лише в одному випадку: коли повністю запису не вмістилася і триває в додатку. Наприклад, в книжці може бути зазначено найменування організації, куди приймається працівник, а далі (у вкладиші) займана ним посада.
проставлення штампа
Факт оформлення вкладиша на підставі п. 39 Постанови Уряду № 225 повинен бути зафіксований в трудовій книжці. Проставляється штамп «Виданий вкладиш», вказується його індивідуальні дані (номер і серія).
Дотримуючись букви закону, в документ необхідно ставити саме штамп, але і ручна запис не спричинить недійсності вкладиша. Місце його розміщення визначається відповідальною посадовою особою, виходячи з наявності вільного простору. Найчастіше відмітка проставляється в правому верхньому кутку титульного аркуша (першої сторінки) книжки.
Доцільно повністю оформити вкладиш належним чином, перевірити його, переконатися в правильності заповнення та внесених даних. Лише після цього слід ставити відповідний штамп на книжці.
Інструкція по вшивання вкладиша
Після оформлення необхідно вшити вкладиш до трудової книжки. Щодо даної процедури законом також не встановлено ніяких правил, у зв'язку з чим кадрові служби керуються практикою трудових відносин та питаннями доцільності.
Відсутність правового вказівки на те, куди вшивати вкладиш, дозволяє виконувати цю процедуру на розсуд відповідальної посадової особи, керуючись зручністю виконання. Це може бути початок або кінець документа, його середина (з технічної точки зору представляється найбільш зручним).
Неврегульованим з правової точки зору залишається і питання, як слід вшити вкладиш, яким способом і з застосуванням якої техніки. Зазвичай його підшивають звичайними нитками вручну, без застосування будь-яких спеціальних технічних засобів. Незалежно від кількості вкладишів кожен з них повинен бути послідовно (один за іншим) підшитий до основної книжці.
типові помилки
Роботодавці, уповноважені по кадрам підрозділи і посадові особи часом допускають типові помилки, такі як:
- оформлення нової книжки при закінченні місця в попередньої замість вшивання вкладиша до чинного документ;
- використання вільного простору трудової книжки в інших розділах (як правило, внесення записів про трудову діяльність особи в розділ про його нагородження);
- відсутність штампу в книжці, що фіксує факт оформлення і видачі вкладиша.
Не допустити дані помилки дозволять діючі правила і, а також зразок заповнення вкладишів.
Складніші справи з окремими випадками, коли вирішення питання неочевидно і прямо не випливає з правових норм. Так, наприклад, поширений на практиці питання, як заповнити вкладиш до трудової книжки в частині розділу про освіту його власника.
В ході трудової діяльності фізичної особи він може неодноразово здобувати освіту і здобувати спеціальності. Відомості про знову придбаному освіті заносяться в трудову. Чи є необхідність вносити всіх їх у знову заводяться вкладиш? Занесенню у вкладиш підлягають всі записи. Підстава такої позиції - вказівка \u200b\u200bзакону на необхідність ведення вкладиша за правилами ведення самої книжки.
Ще одна типова помилка - спроба занести у вкладиш відомості про рівень освіти відповідно до діючих стандартів. Зараз відсутнє таке поняття, як професійно-технічну освіту. З точки зору правоприменителя, у вкладиш необхідно вносити відомості у тому вигляді, в якому вони вказані в дипломі, атестаті або свідоцтві про освіту.
Вкладиш - лише додаток до трудової книжки, її доповнення, і недійсний окремо від неї. Він оформляється і заповнюється відповідно до правил ведення самої книжки з урахуванням особливостей, встановлених саме щодо вкладиша. Уникнути помилок в його заповненні дозволить чітке дотримання вимог Правил ведення і відповідної Інструкції.
Іноді в оформленні трудової діяльності співробітника виникає ситуація, що розділ відомостей про роботу заповнений до кінця, і вносити нові записи нікуди. В цьому випадку зводиться вкладиш до трудової книжки затвердженої форми. Коротко вимоги до його відання можна сформулювати так:
Незважаючи на те, що правила оформлення вкладиша в трудовій книжці широко відомі і закріплені нормативними документами, Існує ряд нюансів в його оформленні. У працівників, зайнятих веденням трудових книжок, періодично виникають питання, на яких варто зупинитися детальніше.
Як вставити вкладиш до трудової книжки?
Працівник, якому належить оформлення вкладиша в трудову книжку, пред'являє паспорт з документами про освіту. На їх підставі будуть заповнені відомості титульного аркуша вкладиша. Його датою закладу буде фактична дата, коли були внесені перші записи.
Бланки вкладишів до трудової книжки виготовляються спеціалізованими організаціями. Вони мають відповідний ступінь захисту від підробок. Роботодавці забезпечуються ними на платній основі за договором з розповсюджувачами або виробниками. Працівник відшкодовує роботодавцю кошти, витрачені ним на придбання бланка вкладиша. Але якщо він був неправильно заповнений або зіпсований в процесі первинного заповнення не з вини працівника, то вартість нового бланка оплачується роботодавцем.
Уже заповнений вкладиш підшивається до трудової книжки. У деяких працівників таких доповнень може бути кілька. Всі вони повинні бути підшиті в порядку закладу під обкладинкою трудової книжки і відображені в позначках на її титульному аркуші.
Правила заповнення вкладиша до трудової книжки строго не наказують місця, куди він повинен бути вшитий. Також не регламентується якість використовуваних для цього ниток. Зазвичай його підшивають в самому кінці трудової книжки, між обкладинкою і останньої зі сторінок. Хоча багато хто вважає більш зручним з технічної точки зору пришивання вкладиша до середини документа.
Перший лист вкладиша до трудової книжки обов'язково повинен бути завірений розбірливою підписом особи, відповідальної за роботу з трудовими книжками, і печаткою організації або кадрової служби. Це потрібно зробити відразу при оформленні вкладиша. Адже друку мають звичай періодично змінюватися через реорганізацій, зміни назви або відомчої належності організації.
Як внести запис у трудову книжку про вкладиші?
Щоб уникнути помилок, потрібно спочатку завести вкладиш, і тільки потім внести відповідну відмітку в штампі на трудовій книжці. Адже в разі неправильного заповнення зіпсований вкладиш підлягає знищенню, а в трудовій книжці залишаться його номер і серія. При цьому доведеться ставити новий штамп, місця для якого на титульному аркуші книжки не так вже й багато.
Запис у трудовій книжці про вкладиші, як правило, являє собою спеціальний штамп з відбитком «Виданий вкладиш ...» розміром 10х25 мм, що проставляється в книжці. У ньому вказуються дані документа, його серія та номер. Причому правила заповнення вкладиша до трудової книжки говорять саме про штамп, а це значить, що буде не дуже коректною запис цих даних від руки. Хоча якщо трудова книжка вже має рукописну запис таких відомостей, то це ще не є підставою визнати такий вкладиш недійсним.
Також правила не регламентують, де саме в трудовій книжці повинен стояти такий штамп. Зазвичай він ставиться в правому верхньому кутку першої сторінки (титульного аркуша) трудової книжки. Причому робиться це так, щоб він не закривав собою інших записів, що містять відомості про працівника.
Відмітка проставляється при видачі першого вкладиша і всіх наступних. Скільки їх буде, стільки і штампів повинно бути в трудовій книжці. Тому роботодавцю все ж краще мати відповідний вимогам штамп для цих цілей.
Яким повинен бути порядковий номер у вкладиші в трудову книжку?
Нумерація записів вкладиша починається не з початку, а є продовженням нумерації кожного з розділів книжки. Тобто порядковий номер внесення запису у вкладиш трудової книжки буде наступним після того, яким закінчилися записи по цьому розділу в книжці. Нумерація наскрізна, як і в трудовій книжці. У ній виключені номера з дробовими, літерними та іншими індексами.
Але в практиці заповнення вкладиша в трудову книжку номер запису може бути тим же, що і в книжці. Це можливо в разі, якщо текст її, розпочатий в одному з розділів трудової книжки, триває у відповідній частині вкладиша.
Наприклад, запис під номером 28, розпочата в розділі відомостей про роботу трудової книжки, вмістила в себе тільки відомості про прийом працівника із зазначенням професії (посади), а все інше вже не влізло. Тоді залишилися дані про структурний підрозділ (місце роботи) будуть занесені вже в відповідний розділ вкладиша. І номер запису буде той же - 28.
Заповнюємо вкладиш до трудової книжки без помилок
Щоб уникнути можливих проблем з трудовою книжкою в майбутньому, наприклад, при оформленні пенсії, варто знати, що в оформленні вкладишів категорично заборонено. До таких серйозних порушень відносяться:
- використання замість вкладишів нових бланків трудових книжок)
- закреслення слів «про нагородження» в найменуванні відповідного розділу і подальша їх заміна словами «про роботу» із занесенням в відомостей про роботу в отриманий шляхом перейменування розділ)
- вшивання або вклеювання в якості вкладишів чистих аркушів)
- закреслення неточних або невірних записів.
Якщо в розділах вкладиша в трудову книжку про роботу або про нагородження виявлена \u200b\u200bпомилка, ні в якому разі не можна закреслювати раніше внесені відомості. Правильне оформлення вкладиша до трудової книжки наказує інший спосіб виправлення помилок. Він полягає в зміні записів шляхом визнання невірних відомостей недійсними з наступним внесенням точних записів.
Так, наприклад, якщо допущена помилка в графі 3 записи розділу відомостей про роботу, то вона залишається без зміни. А записом під таким номером буде текст: «Запис за номером (вказується номер попереднього запису) ... недійсна». І тут же повинна бути занесена правильне формулювання графи 3 записи. У графі 4 всі вірні дані раніше зробленого запису повторюються. Таким способом потрібно виправляти будь-яку наявну в трудовій книжці або вкладиші неточність. Навіть якщо це буде всього лише помилковий номер запису у вкладиші в трудову книжку.
Правилами передбачено виправлення виявлених неточностей там, де неправильні записи були внесені, або на новому місці роботи при пред'явленні працівником офіційного документа з попереднього місця за підписом роботодавця про допущену помилку. Внесені зміни повинні відповідати оригіналу або завіреної копії наказу (розпорядження). У разі, якщо він не зберігся або містить помилку, то правильний запис робиться на підставі інших підтверджують відомості про роботу документів. Показання свідків не можуть служити такою підставою, за винятком випадків, щодо яких є рішення суду.
Як правильно заповнити трудову книжку зі вкладишем при зміні прізвища працівника?
Якщо співробітниця, яка вже має вкладиш в трудовій книжці, змінила прізвище у зв'язку із заміжжям, то відповідні зміни необхідно внести не тільки в трудову книжку, а й одночасно у вкладиш. Це стосується будь-яких відомостей титульного аркуша: імені з по батькові, дати народження та освіти. Всі зміни вносяться на підставі відповідних документів з посиланням на їх реквізити. Для цього на титульних аркушах і вкладиша, і трудової книжки однією лінією перекреслюються старі відомості, після чого поруч або вище (де є місце) вносяться нові. Посилання на підтверджують зміни документи наносяться на внутрішню сторону обкладинки, завіряються підписом відповідальної особи та печаткою.
Потрібно не забувати при оформленні вкладиша робити відповідний запис у книзі обліку руху трудових книжок, вказавши його серію і номер. Адже вкладиш, хоч і є доповненням трудової книжки, все ж - окремий документ.
- Кадрове діловодство
Ключові слова:
1 -1
Вкладиш в ТК - документ, який має такі характеристики:
- розмір (формат) 88х125 мм;
- обкладинка картонна;
- містить 46 сторінок;
- має елементи захисту.
В середині листівки бланк вкладиша в точності повторює графи і іншу структуру трудової, А також наділений власним ідентифікаційним номером, який проставлений на кожному аркуші вкладиша в правому верхньому куті.
Ідентифікаційний номер вкладиша реєструється в книжці працівника, що створює нерозривний зв'язок між двома цими документами.
Як використовується і для чого потрібен?
По завершенні ТК в тому випадку, якщо остання сторінка документа заповнена і на ній не залишилося місця для необхідного запису, ні в якому разі не можна:
- Закреслює відомості про нагородження та заохочення та вносити замість них відомості про роботу.
- Вкладати або вклеювати чисті аркуші від бланків трудових і вносити на них відомості.
- Заводити нову трудову.
Після закінчення вільного місця, необхідного для внесення записів про трудову діяльність особи, потрібно завести вкладиш до трудової книжки.
Вкладиш стане єдиним правомочним продовженням внесення записів в ТК, що продиктовано Правилами, затвердженими на урядовому рівні 16.04.2003 року за № 225.
На вкладиші будуть продовжувати вноситися записи в тому ж порядку і за аналогією з тим, як це відбувалося при заповненні трудової.
Відповідно вкладиш стане правовою підставою для оформлення трудового стажу працівника і його подальшого обліку при нарахуванні пенсії.
Де отримувати?
За великим рахунком, працівника це питання турбувати не повинен. Бланки вкладишів, так само як і бланки трудових повинні зберігатися у відділі кадрів підприємства або в бухгалтерії. На маленьких підприємствах, де ці відділи відсутні, за зберігання бланків відповідає уповноважена особа.
Індивідуальний підприємець забезпечує бланками працівників особисто. Тобто бланки у роботодавця завжди повинні бути. Він зобов'язаний закуповувати їх в спеціалізованих торговельних організаціях у міру необхідності і зберігати поза доступу для сторонніх осіб, попередньо зареєструвавши в прибутково-видатковому журналі.
У міру необхідності, коли в закінчилася трудову потрібно внести запис, уповноважений за внесення записів працівник отримує бланк вкладиша під розпис і акуратно, з дотриманням норм і правил, заповнює його.
Купувати вкладиш зобов'язана організація (підприємство) або роботодавець юридична особа.
Ці бланки, як і бланки книжок, мають певну ступінь захисту, їх придбання здійснюється роботодавцем відповідно до положень і в порядку, встановленими Міністерством Фінансів РФ.
Зазвичай організації укладають договір про постачання бланків на підприємство. Довіряти цю процедуру працівникові неправомірно, так як в зону його доступу не входить можливість контакту з позначеними організаціями, що гарантують якість бланків. Він може придбати бланк, якість якого сумнівно. А роботодавець зобов'язаний співпрацювати з компаніями, що мають ліцензію на реалізацію поліграфічної продукції.
Організація має право на розсуд керівника:
- Передати бланк працівникові безоплатно (п.44, 48 Правил).
- Стягувати гроші за видачу бланка вкладиша (п.47 Правил).
При цьому роботодавець не має права завищувати ціну на бланки вкладишів в порівнянні з ціною закупівлі. Якщо партія бланків вкладишів закуповувалася за відповідною вартістю, а згодом ціна зросла - це також не може стати причиною підвищення ціни на бланк.
Заява на отримання
Якщо роботодавець стягує гроші, витрачені ним на придбання бланків вкладишів, то він може використовувати два актуальних способи:
- отримати готівкою;
- відняти від заробітної плати.
Вибір способу компенсації вартості бланка залежить від роботодавця, Він же може надати вибір зручного способу оплати працівнику. Але роботодавець повинен розуміти, що працівник, що вважає за краще, щоб кошти відняли з зарплати, повинен підтвердити це письмово, у формі заяви.
Заява пишеться бухгалтеру, головному бухгалтеру або кадровику.
Все залежить від порядку, встановленого в організації. Якщо питанням займається уповноважена особа - заяву потрібно буде написати йому. Однак складається воно на ім'я керівника організації або підприємства. Уповноважена особа або відділ візьмуть його, засвідчать підписом керівника підприємства і пустять в діловодство.
На підставі підписаного керівником і оформленого за всіма правилами заяви можна зробити відрахування коштів. Без прохання, вираженої в заяві, ніяких відрахувань виробляти не можна.
Правильно скласти заяву можна у вільній формі, по аналогії з іншими заявами.
У ньому повинні бути вказані в верхньому правому куті прізвище та ініціали керівника, до якого звертається працівник, а нижче - відомості про заявляв.
- Заявити про те, що в трудову книжку необхідний вкладиш, із зазначенням причини.
- Попросити видати і належно оформити вкладиш в ТК.
- Просити відняти вартість бланка вкладиша із заробітної плати за поточний місяць. Обов'язково вказати суми, еквівалентної вартості бланка вкладиша. Ці відомості можна отримати у відповідальної особи або в бухгалтерії.
- Поставити дату і підпис
видача вкладиша
Вкладиш в ТК видається не особисто на руки співробітникові.
Його може отримати лише уповноважена особа, Під розпис. Якщо уповноважений за ведення ТК зберігає бланки у себе в сейфі (шафі), то йому залишається лише взяти бланк вкладиша і почати заповнювати його. Проте, заповнення бланка є його видачею. Відповідно, якщо підприємство стягує плату за бланки - працівникові потрібно розписатися в прибутково-видатковій книзі бланків самому або написати заяву.
Запис про видачу вкладиша в ТК здійснюється на внутрішній стороні обкладинки трудової. Тут кадровик або відповідальний ставить штамп і номер вкладиша. Цей номер проставлений по всьому продовження вкладиша, на всіх листах друкарським способом, тобто кожен екземпляр цього документа унікальний. Запис про видачу дає йому юридичну силу повноцінного документа.
Формулювання запису, за допомогою якої вкладиш засвідчується на лицьовій стороні трудової, проста: «Виданий вкладиш (вказати його ідентифікаційний номер)». Ніякої іншої інформації тут давати не потрібно.
Де реєструються?
Після придбання організацією бланків трудових і вкладишів до них, вони повинні бути проведені відповідним актом приймання. Після їх придбання, вони повинні бути оформлені у відповідному журналі. Тут реєструється їх надходження та витрачання.
Ця прибутково-видаткова книга обліку бланків ведеться бухгалтерією, тому часто і бланки зберігаються тут же. В інших випадках бухгалтера лише отримують партію бланків, відразу ж передаючи їх кадровикам або уповноваженим. Якщо бланки зберігаються в бухгалтерії, кадровик дає заявку головному бухгалтеру, а згодом звітує за використання бланка.
Якщо бланк зіпсований при заповненні титульного аркуша або внесення первинного запису у вкладиш, він списується спеціальним актом і знищується. Виправляти зіпсовані таким чином бланки або продовжувати їх використовувати неприпустимо.
При прийомі на роботу співробітника з вкладишем у трудовій, в Книзі обліку руху ТК вкладиш реєструється разом з трудовою. Реєстрація в Книзі здійснюється за даними, які складають форму основного документа (ТК).
Правила та інструкції ведення і заповнення вкладиша в ТК
Ведення вкладиша орієнтується на два найважливіших в цьому відношенні документа:
- Правила, затверджені Урядом 16.04.2003 року за № 225.
- Постанова Міністерства праці та соціального розвитку від 10.10.2003 року за № 69 - Інструкції щодо заповнення та ведення ТК і вкладишів до них.
Вкладиші заповнюються відповідно до перерахованих нормативними документами.
Заповнити вкладиш в ТК потрібно акуратно, без помарок. Він заповнюється до внесення номера в ТК і підшивки. Справа в тому, що при заповненні може бути допущена помарка або описка.
В цьому випадку доведеться змінювати бланк і виправляти внесений на титульний лист трудової номер. Якщо при заповненні титульного аркуша вкладиша допущена помарка або помилка - бланк потрібно замінити і зробити акуратну запис на новому бланку, а зіпсований - списати актом.
Дата заповнення зазвичай вибирається не довільно, а пов'язана з необхідністю внесення нового запису:
- про прийом або звільнення;
- про перейменування відділу або організації;
- про зміну форми власності і т.п.
Наприклад, працівник подав заяву про звільнення за 2 тижні наперед. У цей період готується наказ про звільнення і приводиться в порядок ТК. Якщо є необхідність - заповнюється вкладиш. Іноді заповнення вкладиша пов'язано з черговою інспекторської (або інший) перевіркою. Тобто дата заповнення вкладиша не повинна бути пов'язана з певним подією, відбитим у трудовій. Проте, такий зв'язок можна допустити.
Штамп про видачу може правомірно замінити собою напис, внесену вручну. Так само як і напис, штамп ставиться у верхньому правому кутку титульного аркуша трудової. Це невеликий прямокутник 10х25 мм, який складається з формулювання: «Виданий вкладиш». Номер вкладиша вписується уповноваженим за видачу.
Перенесення запису з ТК у вкладиш здійснюється безпосередньо. Кадровик або відповідальний повинен візуально визначити, щоб для останнього запису вистачило місця на сторінці.
Він вносить її, заповнивши місце, що залишилося. Наступний запис вноситься вже у вкладиш. Нормою вважається, якщо запис про прийом залишилася в трудовій. А під вкладиш внесено відомості про звільнення.
Нумерація записів у вкладиші продовжує нумерацію записів, внесених до трудової. Тобто перший порядковий номер у вкладиші на одиницю більше того, який виявився останнім у трудовій книжці. Якщо один вкладиш вже існує, наступного продовжує нумерацію попереднього.
покрокове оформлення
Чистий бланк вкладиша заповнюється за аналогією з записами в трудовій книжці.
Однак, у вкладиші відомості можуть бути більш актуальними. Наприклад, змінилася прізвище в зв'язку із заміжжям. працівник придбав вища освіта, Підвищив розряд і т.п. потрібно обов'язково ідентифікувати відомості в документах. Якщо на титульному аркуші не відображена нова прізвище працівника - її неприпустимо вказувати у вкладиші без зміни в трудовий.
Після заповнення вкладиша, щоб уникнути помарки:
- Потрібно перевірити всі внесені відомості на титульний лист і в графи вкладиша.
- Поставити штамп або зробити запис про видачу вкладиша.
- Внести унікальний ідентифікатор (номер) вкладиша.
- Підшити вкладиш до трудової.
Правильно підшитий вкладиш, повинен бути скріплений з трудовою. Кріплення повинно відповідати інструкціям.
Його не можна приклеювати, закріплювати скріпками, металевими скобами і користуватися іншим матеріалом. Він підшивається до внутрішній стороні обкладинки трудової, точніше - між обкладинкою і останньою сторінкою книжки.
Підшивається він за допомогою ниток. Для цього використовують звичайні бавовняні нитки, найкраще - № 10. Вони досить міцні і не розривають папір при використанні вкладиша. Пришивають вкладиш наступним чином:
- Від верхнього і нижнього краю вкладиша відступають приблизно по 2-3 см.
- Шилом проробляються отвори.
- Голка з ниткою протягується в обкладинку вкладиша і обкладинку трудової, витягаючи через її задню стінку.
- Голка повертається, просмикуючи через задню стінку обкладинки трудової, потім через отвір в обкладинці вкладиша.
- Таким чином, потрібно зробити кілька акуратних стібків, прикріпивши нитками вкладиш в ТК.
Чи дійсний вкладиш без трудової?
Сам по собі вкладиш не дійсний, про що констатують положення Правил та Інструкцій, а також інші правові документи Трудового законодавства.
Без ТК по вкладишу неприпустимо:
- приймати на роботу;
- звільняти з роботи;
- робити обліковий запис;
- проводити інші процедури.
Вкладиш повинен бути підшитий до трудової книжки і зареєстрований на її титульному аркуші. Тільки після цього документ вважається дійсним.
Зразок оформлення вкладиша до трудової книжки працівника 
Корисне відео по темі
Висновок.
Вкладиш до трудової книжки - вихід з будь-якої складної ситуації, Коли в книжці закінчуються сторінки для її ведення. Тільки вкладиш може стати адекватним способом вирішення проблеми. Але він не може мати самостійний статус документа, його юридична сила визначена трудової. Для цього його видача реєструється на титульному аркуші ТК.
