Структурні підрозділи установи передають до відомчого архіву справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, оформлені відповідно до Основних правил роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.02,

Справи тимчасового (до 10 років включно) Зберігання передачі в відомчий архів не підлягають і повинні зберігатися централізовано в канцелярії, секретаріаті чи іншій службі діловодства установи або в структурних підрозділах.

У виняткових випадках за рішенням керівника організації вони можуть бути передані до відомчого архіву за описами або номенклатурі справ, що визначає відомчий архів.

Передача справ проводиться тільки по здавальних описів встановленої форми.

Опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) нумерацією.

У кожному структурному підрозділі організації описи повинні складатися щорічно під методичним керівництвом працівників архіву.

Описи справ структурних підрозділів складаються за уніфікованою формою в трьох примірниках і видаються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.

Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає наступні елементи: порядковий номер справи (томи, частини) по опису; індекс справи (тому, частини); заголовок справи (томи, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи; дати справи (томи, частини); кількість аркушів у справі (томі, частині); термін зберігання справи.

При складанні опису справ структурного підрозділу необхідно враховувати наступні вимоги:

· Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

· Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться до опису під самостійним номером);

· Порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років; порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом;

· Графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;

· При внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

· Графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т. П.

В кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якій вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних та пропущених номерів).

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу.

На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.

Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картки діловодної служби установи (канцелярії, секретаріату, загального відділу і т.п.). Заголовок кожної картотеки включається в опис.

Передача справ до відомчого архіву здійснюється, як правило, згідно з графіком, Складеним завідувачем відомчим архівом (або особою, відповідальною за архів), попередньо погодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи. Графік затверджується керівником організації.

В ході підготовки справ до передачі на зберігання завідувач архівом організації (відповідальний за архів) перевіряє повноту складу документів, включених в здавальну опис, і якість їх обробки.

наявність справза описом звіряється з номенклатурою справ. Якщо буде виявлено відсутність будь-яких справ, томів або частин справи, завідувач архівом (відповідальний за архів) має право вимагати від працівників відповідного структурного підрозділу організації проведення розшуку відсутніх справ або роз'яснення причин незаведенном покладених справ.

Якщо втрата документівсталася в результаті пожежі, затоплення або будь-якого іншого нещасного випадку, необхідно скласти акт про подію в присутності представників відповідних служб (пожежної охорони, водоканалу і т. п.).

У міру можливості інформацію про трудовий стаж або заробітної плати працівників, що містилася в втрачених документах, необхідно заповнити іншими документами, що мають тимчасовий термін зберігання.

Так, наприклад, інформацію про оплату праці, що містилася в особових рахунках по нарахуванню заробітної плати, в разі їх втрати можна заповнити розрахунково-платіжними відомостями на видачу зарплати або іншими первинними бухгалтерськими документами, які є підставою для нарахування заробітної плати, мають 5-річний термін зберігання .

У разі втрати оригіналів наказів, розпоряджень з особового складу їх можна замінити завіреними копіями.

У разі непоправної втрати справскладається відповідна довідка, в якій вказуються види (різновиди) втрачених документів, їх кількість, період, за який вони складалися, причини їх втрати.

Довідка підписується керівником структурного підрозділу (кадрової служби, бухгалтерії) і видається завідуючому архівом (відповідального за архів), який доповідає керівнику організації про факт, що відбувся, а також висловлює пропозиції та висновки щодо покарання винних і вжиття відповідних заходів щодо забезпечення схоронності документів, які підлягають тривалому зберіганню.

У період підготовки справ до передачі на зберігання в архів організації завідувач архівом (відповідальний за архів) перевіряє також правильність формування справвідповідно до затвердженої номенклатури справ.

При цьому перевіряється дотримання хронологічного порядку розташування документів в справах.

Наприклад, накази, розпорядження по особовому складу повинні бути сформовані в межах одного календарного року, в валовому порядку їх номерів і в хронологічній послідовності (справа з наказами повинно починатися з наказу за № 1 і відповідно з січня).

У процесі підготовки справ до передачі перевіряють наявність всіх додатків до наказів, розпоряджень.Додатки до документів, незалежно від дати їх складання, приєднуються до реєстрації актів, якими вони були затверджені або введені в дію.

Завідувач архівом (відповідальний за архів) перевіряє також наявність і відповідність всіх реквізитів документів, що підлягають передачі в архів.

Особливу увагу при цьому приділяється реєстрації актів. Перевіряють наявність дат, номерів наказів, відповідність їх по книзі реєстрації наказів, розпоряджень, а також наявність підпису керівника, а в необхідних випадках - наявність віз.

Якщо в справу замість оригіналу включена копія документа, то вона обов'язково повинна бути завірена.

При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту "Підпис" проставляють:

Заверительную напис "Вірно";

Посада особи, яка засвідчує копію;

Особистий підпис;

Розшифровку підпису (ініціали, прізвище);

Дату запевнення.

наприклад:

Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.

В особистих справах або нарядах особистих справ звільнених працівників перевіряється наявність внутрішнього опису і якість її складання.

Крім того, в ході підготовки документів проводиться перевірка формування справ особових рахунків по заробітній платі: вони групуються в справи за алфавітом прізвищ *.

У разі формування особових рахунків, розрахункових листків по нарахуванню заробітної плати по табельною номерами (кодами) працівників організації необхідно скласти покажчик до опису (до складу якої включені ці документи), де перерахувати прізвища, імена та по батькові (вказати повністю) працівників і привести їх пошукові дані (номери одиниць зберігання, листи одиниць зберігання, в яких містяться відомості про даних працівниках).

Працівники архіву перевіряють також заповнення усіх граф встановленої форми особового рахунку. Розрахункові відомості по заробітній платі, як правило, формуються в справи в хронологічній послідовності (по місяцях нарахування зарплати: січень-грудень).

В ході перевірки якості підготовки документів до передачі на зберігання в архів перевіряється також якість проведення експертизи цінностідокументів справ .

У разі виявлення в них копійних примірників наявного в справі оригіналу документа, а також чорнових проектів документа вони вилучаються, і справа переоформляється. Листи справ нумерують заново, при цьому старі номери закреслюють, поруч проставляють новий номер, перескладалися заверительную напис справи.

Крім того, перевіряється і нумерація аркушів у справі, правильність складання засвідчувального напису справи, відповідність фактичної кількості аркушів справи тому, яке зазначено в листі-засвідчувач.

Якщо в ході перевірки якості проведених робіт з палітурки, підшивці документів виявиться, що частина документів випадає - НЕ захоплена палітуркою або НЕ підшита, справу необхідно розшити, заново переплести і підшити. Забороняється приклеювати НЕ підшиті документи, навіть якщо цей документ на одному аркуші (крім листа - завірителя справи).

Завідувач архівом (відповідальний за архів) перевіряє правильність оформлення обкладинок справ, Наявність всіх необхідних реквізитів: найменування організації, найменування структурного підрозділу, індекс справи (за номенклатурою справ), заголовок справи, крайні дати документів справи, кількість аркушів справи, термін зберігання документів справи, архівний шифр.

Якщо справа складається з кількох томів, на обкладинках справ повинні бути проставлені їх номери. Недбало оформлені обкладинки справ переоформляються заново.

Не менше важливим моментом перевірки якості підготовки справ до передачі в архів організації є перевірка складання здавальної опису, правильності заповнення всіх її граф. Графи опису повинні бути заповнені в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинки справ. Тема кожного справи, що підлягає передачі в архів, має в описі свій самостійний номер.

Також перевіряється правильність заповнення підсумкової записи до опису справ і відповідність кількості справ, зазначених в опису, їх фактичній наявності.

Додатково виявлені заголовки справ можуть вноситися до опису під літерними номерами відповідно до прийнятої схеми систематизації справ або ж в кінець розділу опису. На вимогу завідувача архівом (відповідального за архів) організації до опису можуть складатися список скорочень, покажчики, зміст.

Всі недоліки, виявлені в ході перевірки якості підготовки справ до передачі в архів організації, доводяться до відома керівника структурного підрозділу або співробітника, відповідального за проведення цієї роботи, які повинні вжити заходів щодо їх усунення.

Відповідно до досягнутої домовленості в установлений день відповідальні особи проводять спільний прийом-передачу документів в архів організації.

Співробітник структурного підрозділу, який передає документи, доставляє справи в архів організації.

справи передаються в архів в зв'язках або архівних коробках згідно здавальної опису, в суворій відповідності з їх порядковими номерами. Кожна зв'язка або коробка повинна мати свій ярлик, який містить наступні елементи опису: назва структурного підрозділу, номер опису, номери справ, номер зв'язки. При необхідності можна вказати термін зберігання.

Прийом-передача кожної справи, включеної до опису, проводиться завідувачем архівом (відповідальним за архів) у присутності співробітника структурного підрозділу, який передає документи.

Передача-прийом справ проводиться за описом, І в обох її примірниках проти кожного переданого справи робиться відмітка про його наявності.

При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі. У разі відсутності з яких-небудь причин справ, що підлягають передачі в архів, в графі "Примітка" опису робиться відповідний запис.

В кінці опису в кожному її екземплярі цифрами і прописом вказується кількість фактично прийнятих в архів справ, дата прийому-передачі справ, а також ставляться підписи співробітника відомчого архіву і співробітника структурного підрозділу, який передав справи.

Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, Яку готує архів і по якій надалі справи здаються на постійне зберігання.

Главгосекспертізи РОСІЇ

ПОРЯДОК
формування, підготовки і передачі справ в архів

Москва

1999

Підготовка і передача справ в архів здійснюється відповідно до цього Порядку, який розроблено відповідно до федеральним законодавством з питань архівної справи, нормативними актами Федеральної архівної служби Росії, нормативно-методичними документами з документаційного забезпечення управління ( «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », ГОСТ Р 51141-98« Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення », Основними правилами роботи відомчих архівів.

1. ФОРМУВАННЯ СПРАВ

1.1. Основні вимоги до формування справ

1.1.1. Формуванням справ називається групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Справи формуються працівниками служби документаційного забезпечення, відповідальними за діловодство в структурних підрозділах організації.

Формування справ здійснюється під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації.

1.1.2. При формуванні справ необхідно дотримуватися такі основні вимоги:

Підшивати до справи тільки зареєстровані, виконані і оформлені документи відповідно до вимог «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »та інших нормативних актів з діловодства;

Включати в справу документи, відповідні за своїм заголовку номенклатурі справ з урахуванням змісту, різновиди та терміну зберігання;

Групувати у справу закінчені діловодством документи одного календарного року, за винятком перехідних справ та особових справ, які формуються протягом усього періоду роботи фахівця в організації;

Документи постійного і тимчасового термінів зберігання необхідно групувати в окремі справи;

Включати в справу по одному примірнику кожного документа;

Справа повинна містити не більше 250 аркушів, його товщина не повинна перевищувати 4 см;

Забороняється включати в справи чорнові, рукописні, незареєстровані, невиконані, непідписані документи і документи, що підлягають поверненню.

Всередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розташовуються в хронологічній послідовності (вхідні - по датах надходження, вихідні - по датах відправлення).

Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до документів, до яких вони належать.

1.2. Угруповання різних категорій документів

1.2.1 . Протоколи, накази, розпорядження, постанови та інші організаційно-розпорядчі документи організації групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками відповідно до номенклатури справ.

1.2.2. Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу.

1.2.3. Положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і формуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені як самостійний документ, то їх групують в самостійні справи.

1.2.4 . Протоколи нарад розташовуються в справах в хронологічному порядку.

1.2.5. Звіти та плани підшиваються в справу того року, до якого вони належать, незалежно від дати їх отримання або складання (наприклад: річний звіт організації (баланс), плани організаційно-технічних заходів, публікацій та технічного навчання організації, плани роботи організації і структурних підрозділів та т.п.).

1.2.6. Особові рахунки співробітників і особисті справи звільнених співробітників групуються в окремі справи і розташовуються в них в алфавітному порядку.

1.2.7. Листування з міністерствами, відомствами, організаціями, а також листування за пропозиціями, заявами і скаргами громадян підшивається в справи по датах підготовки відповідей, при цьому документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням на копії відповіді індексу справи попереднього року.

1.2.8. Пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організацій та всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від заяв громадян з особистих питань.

2. ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ

2.1. Основні вимоги до оформлення справ

2.1.1. Оформлення справ здійснюється працівниками служби документаційного забезпечення управління організації або іншими структурними підрозділами, в обов'язки яких входить заклад і формування справ за методичної допомоги і під контролем архіву організації.

2.1.2. Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

2.1.3. Повному оформленню підлягають справи постійного зберігання, тимчасового зберігання (понад 10-ти років) і справи по особовому складу.

2.1.4. Повне оформлення справ передбачає:

Підшивку чи палітурку документів у справи ();

Нумерацію аркушів у справі ();

Складання внутрішнього опису документів справи ();

Складання листа-завірителя справи ();

Внесення необхідних відомостей в реквізити обкладинки справи ().

2.1.5. Частковому оформленню підлягають справи тимчасового зберігання (до 10-ти років включно). Їх допускається зберігати в швидкозшивач, не проводить пересістематізацію документів у справі, аркуші не нумерувати, внутрішнього опису і листа-завірителя діла не складати.

2.2. Підшивка (палітурка) документів у справі (до )

2.2.1. Документи, що становлять справу, підшиваються на чотири проколи в спеціальну тверду папку з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, резолюцій і т.п. При підготовці справ до підшивці металеві шпильки і скріпки з документів видаляються. На початку справи перед документами підшивається чистий аркуш паперу формату А4.

2.2.2. Справи з особовими рахунками співробітників підлягають палітурки.

2.3. Нумерація аркушів у справі (до )

2.3.1. З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених до справи, все листи його, крім аркушів внутрішнього опису справи, листа-завірителя справи і розпорядчих листів між комплектами документів з експертизи об'єктів, нумеруються валовою нумерацією арабськими цифрами в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документів, чорним графітним олівцем.

2.3.2. Фотографії, креслення, діаграми та інші специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.

2.3.3. Лист з наглухо наклеєними документами (вирізки, фотографії тощо) нумеруються як один лист.

2.3.4. Складений лист (формату А2, А3) розгортається і нумерується в правому верхньому куті як один аркуш.

2.3.5. Підшиті до справи конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверт.

2.3.6. Підшиті до справи документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) повинні нумеруватися в загальному порядку.

2.3.7. Листи справ, що складаються з декількох томів, нумеруються по кожному тому окремо.

2.3.8. Забороняється застосування чорнила і кольорових олівців для нумерації аркушів.

2.3.9. При наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах допускається вживання літерних номерів аркушів (наприклад: 37, 37а, 37б і т.д.).

2.4. Складання внутрішнього опису (до )

2.4.1. Для обліку документів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та документів з особового складу (75 років) складається внутрішній опис.

2.4.2. У необхідних випадках за погодженням з архівом складається внутрішній опис до документів на справи терміном зберігання до 10 років, до яких належать документи з грифом «ДСК»; пропозиції, заяви і скарги громадян і т.п.

2.4.3. Внутрішній опис складається на аркуші (ах) формату А4 за встановленою формою ( ), Яка містить такі відомості:

Порядковий номер документів у справі;

Заголовок ( короткий зміст) Документів;

Дата документів;

Індекс (реєстраційний номер) документів;

Номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

2.4.4 . Внутрішній опис має самостійну нумерацію аркушів.

2.4.5. Внутрішній опис підписується її упорядником із зазначенням посади, ініціали та прізвище і дати складання опису.

2.5. Складання листа-завірителя справи (до )

2.5.1. Для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації складається лист-засвідчувач справи.

2.5.2. Лист-засвідчувач справи складається на окремому аркуші формату А4 за встановленою формою ( ).

2.5.3. У листі-засвідчувач справи вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів внутрішнього опису (при її наявності).

2.5.4. У листі-засвідчувач обговорюються наступні особливості нумерації документів справи:

Наявність літерних листів і пропущених номерів;

Номери аркушів з непереборними дефектами (порвані аркуші, листи, залиті чорнилом і т.п.).

2.5.5. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження, заміна оригіналів копіями, приєднання нових документів і т.д.) відзначаються в листі-засвідчувач з посиланням на відповідний акт.

2.6. Оформлення обкладинки справи постійного і тимчасового (понад 10-ти років) зберігання (до )

2.6.1. Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10-ти років) зберігання та з особового складу оформляється згідно .

На обкладинці справи зазначаються:

Найменування структурного підрозділу організації та його підпорядкованість;

Найменування відділу;

Номер справи (томи) по номенклатурі справи;

Заголовок справи;

Дата справи (крайні дати документів, уміщених у справу);

Кількість аркушів у справі;

Термін зберігання справи.

2.6.2. Обкладинка справи оформляється чорним чорнилом або тушшю.

2.6.3. При зміні найменування організації, структурного підрозділу (його підпорядкованості) або найменування відділу протягом періоду, охопленого документами справи, на обкладинці дописується нове найменування організації, структурного підрозділу або відділу, проставляється дата, а колишнє найменування полягає в дужки.

2.6.4. Заголовок справи на обкладинці переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з Експертно-перевірочною комісією (експертною комісією) архівної організації *.

* Установа Федеральної архівної служби, орган управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації (Відповідний обласний або республіканський архівний орган)

2.6.5. У заголовках справ, що містять копії документів (накази, постанови вищестоящих організацій, протоколи нарад в вищестоящої організації і т.п.), вказується їх копийность. Достовірність документів справи в заголовку не обмовляється.

2.6.6. На обкладинках справи обов'язково вказується дата справи:

Для справ, що містять накази, постанови, протоколи, датами справи є дати підписання або затвердження самого раннього і самого пізнього документа;

Для справ, що містять листування, датою початку справи є дата надходження першого вхідного або дата першого вихідного документа, а датою закінчення - дата найостаннішого вхідного або вихідного документа;

Датою особової справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яке воно заведено;

Датою справ, що містять особові рахунки співробітників організації, особисті справи звільнених співробітників, і справ, що містять плани і звіти, є рік заведення справи.

Дати додатки до документів не приймаються до уваги.

Якщо в справу включені документи, дата яких не збігається з датою справи, то під графою «Дата справи» робиться запис: «У справі є документи за ______ рік (и)».

2.6.7. Обов'язковим реквізитом обкладинки справи є вказівка \u200b\u200bкількості листів в справі, яке проставляється на підставі листа-завірителя справи ().

2.6.8 . Реквізит «Термін зберігання справи» оформляється відповідно до номенклатури справ організації.

2.6.9 . На корінці обкладинки справи вказується індекс справи за номенклатурою справ, номер тому і рік його формування.

2.6.10 . Номер тому вказується тільки в тому випадку, якщо заведено понад одного тому. При цьому після номера тому в дужках вказується кількість заведених томів.

3. ОПЕРАТИВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

3.1. З моменту закладу і до передачі в архів організації справи зберігаються у фахівців діловодної служби організації (структурних підрозділів) за місцем їх формування.

3.2. Керівники структурних підрозділів та фахівці діловодної служби організації, що відповідають за діловодство, несуть відповідальність за збереження документів і справ.

3.3. Справи знаходяться в робочих кімнатах, розташовуються в шафах, що замикаються забезпечують їх повне збереження, що оберігають документи від пилу і впливу сонячного світла. З метою підвищення оперативності пошуку документів, справи розташовуються відповідно до номенклатури справ. Номенклатура справ або виписка з неї поміщаються на внутрішній стороні шафи.

3.4. Тимчасове вилучення документів із справ допускається у виняткових випадках і здійснюється тільки з дозволу начальника діловодної служби організації (структурного підрозділу) з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа і вказівки причини видачі оригіналу.

3.5. Копії документів, що знаходяться в справах організації, видаються стороннім організаціям тільки з дозволу начальника діловодної служби організації (структурного підрозділу).

3.6. Знищення документів, які не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, проводиться архівом організації в установленому порядку.

Самовільне знищення службових документів у структурних підрозділах організації забороняється.

3.7. Фахівці структурних підрозділів організації несуть відповідальність за збереження надійшли до них документів і акуратне поводження з ними.

4. СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ опису справ

4.1. Для забезпечення комплектування архіву на все завершені в діловодстві організації справи, які підлягають здачі в архів (справи постійного, тимчасового (понад 10-ти років) зберігання та з особового складу), оформлені відповідно до вимог «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »та інших нормативних актів з діловодства, а також і цього Порядку, складаються описи справ ( ).

4.2. Описи справ складаються окремо на:

Справи постійного зберігання;

Справи тимчасового зберігання;

Справи з особового складу.

4.3. Опис справ являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) закінченої нумерації. Кожна справа (том) вноситься під самостійним порядковим номером.

4.4. В організації, в кожному структурному підрозділі, опису на справи постійного зберігання складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.

Описи справ складаються за встановленою формою у двох примірниках і видаються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.

4.5. При внесенні в опис кількох томів однієї справи пишеться повністю заголовок першого тому, а всі інші томи позначаються словами «Те ж» + номер тому. При цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (дата справи, кількість аркушів у справі, строк зберігання справи). На кожному новому аркуші в опису заголовок відтворюється повністю. Якщо заведений тільки один том справи, то номер тому не вказується в описі.

4.6. Справи в опису систематизуються відповідно до номенклатури справ в організації.

4.7. В опис справ діловодної служби організації після заголовків справ включаються реєстраційні картки на вхідні та вихідні документи.

4.8. В кінці опису робиться підсумковий запис, в якій вказується цифрами і прописом кількість справ, що здаються в архів організації.

4.9. Описи справ друкуються в двох примірниках і підписуються керівником організації, упорядником опису (фахівцем діловодної служби) і завідувачем архівом організації.

4.10. Один примірник опису передається зі справами в архів організації, другий примірник залишається у фахівця діловодної служби організації, відповідального за діловодство.

4.11. Графа «Примітка» використовується для проставлення відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про наявність копій і т.д.

5. ПЕРЕДАЧА СПРАВ У АРХІВ ОРГАНІЗАЦІЇ

5.1. До архіву організації передаються справи постійного, тимчасового (понад 10-ти років) зберігання та з особового складу. Їх передача здійснюється тільки за описами (цього Порядку).

5.2. Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10-ти років) зберігання та з особового складу, після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, підлягають оформленню відповідно до цього Порядку та передаються в архів організації протягом наступного року, але не пізніше ніж через 2 роки після закінчення їх діловодством.

5.3. Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації.

5.4. У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники служби діловодства структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається довідка.

5.5. Прийом кожної справи проводиться особою, відповідальною за архів (спеціальним співробітником) в присутності працівника служби діловодства структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи відповідального за архів (співробітника архіву) і особи, що передала справи.

5.6. Справи терміном зберігання до 10-ти років включно зберігаються службою діловодства і після закінчення термінів зберігання підлягають передачі в архів для знищення в установленому порядку.

5.7. У разі ліквідації або реорганізації підрозділу організації, працівник служби діловодства протягом 2-х місяців з моменту ліквідації або реорганізації підрозділу формує всі наявні документи в справи, оформляє справи і передає їх до архіву, незалежно від термінів зберігання.

6. РОБОТА З ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Всі операції, які здійснюються з електронними документами при передачі на архівне зберігання, повинні бути задокументовані. Електронний документ - це документ, створений з використанням носіїв і способів запису, що забезпечують обробку його інформацією на комп'ютері. Створювані в діяльності організації електронні документи підлягають передачі в установленому порядку на архівне зберігання.

Архіви організацій здійснюють прим електронних документів, забезпечують їх збереження, облік, відбір і використання, а також підготовку і передачу на державне зберігання. На зберігання приймаються як окремі документи, так і їх комплекси, колекції документів, а також документи в складі фондів організацій або фізичних осіб - джерел комплектування архіву, мають реквізити, що дозволяють їх ідентифікувати.

6.2. Місце зберігання електронних документів визначає керівник організації. Вони можуть зберігатися в архіві організації або в спеціалізованому підрозділі, до складу якого можуть входити: магнітотека, служба з впровадження та супроводу методів і засобів автоматизованого ведення документів, технологічна служба.

6.3. Обов'язковими умовами архівного зберігання електронних документів є:

Наявність в архіві апаратно-програмного оснащення для зберігання, копіювання та відтворення електронних документів, їх перезапису в нові формати в зв'язку з розвитком програмного забезпечення, Передачею інформації по каналах зв'язку;

Забезпечення доступу до інформації за встановленими категоріям користувачів, а також забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу (шляхом застосування відповідних технічних засобів і правових норм);

Забезпечення режиму зберігання електронних документів, що виключають їх втрату або спотворення.

Забезпечення зберігання електронних документів має передбачати підтримку оптимальних режимів зберігання технічних носіїв електронних документів. Технічні параметри даних режимів визначаються відповідними державними стандартами ГОСТ 28388-89. Система обробки інформації. Документи на магнітних носіях. Порядок виконання та обігу; ЕСКД. Правила обліку та зберігання; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублювання, обліку та зберігання; ГОСТ 24.402-80. Єдина система стандартів АСУ. Облік, зберігання і звернення.

6.4. Відбір електронних документів на архівне зберігання здійснюється в результаті їх експертизи.

на початковому етапі експертизи електронних документів архів спільно з діловодної службою або службою, що відповідає за функціонування інформаційні технології в організації, визначає перелік систем, тем і проектів, документи яких можуть мати цінність відповідно до загальних критеріїв експертизи. Цей перелік є підставою для проведення власне експертизи електронних документів.

Експертиза електронних документів проводиться експертними службами у взаємозв'язку з традиційною документацією організації; застосовується в комплексі система загальних і спеціальних критеріїв. Встановлюється видовий склад документів, проводиться експертиза їх змісту, визначаються вимоги до життєвих циклів документованої інформації, здійснюється експертна оцінка технічного стану документів.

Відбір електронних документів здійснюється на основі «Переліку типових документів зі строками зберігання, що утворюються в діяльності організацій» і «Переліку документів на машинних носіях і автоматизована база даних (АБД) автоматизованих систем науково-технічного і виробничого призначення.

6.5. Електронні документи надходять на архівне зберігання разом із супровідною документацією. У ній повинна знайти відображення наступна інформація: назва документа, дата його створення, характеристика змісту (анотація), електронний формат, фізична і логічна структура (для бази даних (БД), обсяг документа (для БД також кількість записів).

Електронний документ і супровідна документація до нього складають одиницю обліку електронних документів. Одиниці обліку, що надійшла на архівне зберігання, присвоюється реєстраційний номер за журналом надходжень. У складі одиниці обліку вказується одиниця зберігання. Одиниця зберігання електронного документа - це комплект носіїв (магнітна стрічка, гнучкий магнітний диск, магнитооптический диск, оптичний диск і ін.) Електронного документа та супровідна документація до нього. На одиницю зберігання заводиться облікова картка в двох примірниках і ведеться облікова БД (каталог) електронних документів.

6.6. Підготовка електронних документів до передачі на архівне зберігання складається з наступних етапів:

Запис на машинні носії (при необхідності - перезапис на нові носії);

Перевірка технічного стану;

Підготовка супровідної документації (супровідна документація електронного документа повинна бути достатньою для забезпечення схоронності та використання електронних документів);

Безпосередня передача електронних документів в архів організації.

6.7. Терміни тимчасового архівного зберігання електронних документів державної частини архівного фонду Російської Федерації в організації відповідно до постанови Ради Міністрів-Уряду Російської Федерації «Про порядок відомчого зберігання документів і організації їх у діловодстві» від 03.03.93 № 191 визначено в 5 років. Передача документів на державне зберігання здійснюється за погодженням з державним архівом за описом.

Документи тимчасового терміну зберігання знищуються за актом після затвердження опису в установленому порядку.

1) Порядок оформлення справ перед здачею в архів

2) Складання і оформлення опису справ

3) Складання і оформлення акту про виділення документів до знищення

4) Порядок передачі справ до архіву

1) Правилами підготовки документів до здачі в архів передбачено повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:

Підшивку чи палітурку справи;

Нумерацію аркушів у справі;

Складання засвідчувального напису справи;

Складання (в окремих випадках) внутрішнього опису документів справи;

Оформлення обкладинки справи (уточнення назви організації, діловодного індексу та заголовка справи, дати справи та ін.).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: справи дозволяється зберігати в скоросшивателях, не проводити пересістематізацію документів у справі, листи діла не нумерувати, засвідчувального напису й составлять.

Підшивка (палітурка) справи. Документи, що становлять справу підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) повинні бути видалені металеві скріплення (шпильки, дужки, скріпки)

При наявності в справі окремих особливо цінних документів, а також незатребуваних особистих документів ( трудових книжок, Документів про освіту, паспортів та ін.) Ці документи вкладаються в конверт, який потім підшивається в цю справу. При наявності великої кількості таких документів вони можуть вилучатися з справ і на них складається окремий опис.

Особисті картки Т-2 на звільнених за рік працівників підбираються але алфавітом прізвищ і переплітаються (підшиваються) в справу.

Особові справи звільнених за рік працівників формуються в одну справу (при великому обсязі воно може складатися з декількох томів). Справа підбирається за алфавітом прізвищ, кожне особиста справа відділяється від іншого чистим аркушем паперу з написом прізвища, імені та по батькові. До таких об'єднаним справах складається внутрішній опис, де вказані прізвища, імена та по батькові працівників і відповідні номери аркушів справи.

Незатребувані трудові книжки в діла не підшиваються, а здаються в архів в папках з клапанами (коробках), на яких вказується рік і кількість книжок.

В кінці кожної справи підшиваються чисті бланки форм для засвідчувального напису, а на початку справи, в необхідних випадках - бланки форм для внутрішнього опису документів справи.

Нумерація аркушів. Листи кожної справи при підготовці до здачі в архів повинні бути пронумеровані для забезпечення схоронності та закріплення порядку розташування документів. Нумеруються всі листи (крім листів засвідчувального напису та внутрішнього опису) арабськими цифрами валовою нумерацією
і правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документів, чорним графітовим олівцем або нумератором. Вживання чорнила і кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо.

Складений лист розгортається та нумерується в правому верхньому куті. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один лист.

Підшиті до справи конверти з вкладеннями нумеруються; при цьому спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером кожне вкладення.

Підшиті до справи документи з власною нумерацією лисів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядковому розташуванню листів в справі.

засвідчувальний напис. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші-засвідчувач справи, в книгах - на зворотному боці останнього чистого аркуша, в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.

Засвідчувальний напис складається за встановленою формою. Забороняється виносити заверительную напис на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа подшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється на верхній частині внутрішньої сторони обклади справи.

У засвідчувального напису справи вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи і окремо, через знак "+" (плюс), - кількість аркушів внутрішнього опису (при її наявності).

У засвідчувального напису обговорюються наступні особливості нумерації документів справи:

Наявність літерних номерів аркушів та пропущених номерів;

Номери аркушів з наклеєними фотографіями, документами вирізками з газет;

Номери великоформатних аркушів;

Номери конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в ніхлістов. I

Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання.

Внутрішній опис документів. Для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання (особливо цінні, особисті, судові та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань, справи на авторські свідоцтва і патентні винаходи і т. Д.) Складається внутрішній опис документів справи.

Внутрішній опис необхідно також складати у справах постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретного змісту документів.

Необхідність складання внутрішнього опису документів справи визначається інструкцією по веденню діловодства в установі. а також спеціальними інструкціями і положеннями.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою. Вона містить відомості про порядковий номер кожного документа справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

До внутрішнього опису справи складається підсумковий запис, в якій вказується цифрами і прописом кількість документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису.

Якщо справа переплетено або підшито без бланка внутрішнього опису документів, то вона підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

У діловодстві кадрової служби внутрішній опис складається на особисті справи. Крім того, вона ведеться до книг наказів по кадрам.

Оформлення обкладинки справи. Обкладинки справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу оформляється згідно ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги ».

На обкладинці справи вказують:

Найменування організації та її безпосередню підпорядкованість,

Найменування структурного підрозділу;

Індекс справи;

Номер справи (томи, частини) по річному розділу зведеного опису справ;

Заголовок справи;

Анотацію до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи);

Дату справи (томи, частини);

Кількість аркушів у справі;

Термін зберігання справи;

Архівний шифр справи.

На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, в який вони будуть передані, кодів державного архіву та організації. Архівний шифр на обкладинках справ постійного зберігання проставляється в відомчому архіві чорнилом тільки після включення цих справ в річні розділи зведених описів справ, затверджених ЕПК відповідної архівної установи (до цього він проставляється олівцем).

При оформленні обкладинки справ найменування організації вказується повністю, в називному відмінку, із зазначенням повного найменування вищестоящої організації (також в називному відмінку). Якщо організація або вищестояща організація мають офіційно прийняті скорочені найменування, то вони вказуються в дужках після повного найменування.

При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або при передачі справи в іншу організацію (структурний підрозділ) на обкладинці вказують нове найменування цієї організації або організації-наступника (структурного підрозділу), а нижче його в дужках - попереднє назва.

Заголовок справи на обкладинку переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЕПК відповідної архівної установи. В необхідних випадках в заголовок справи вносяться додаткові відомості і уточнення (проставляються номери наказів, протоколів і т. П.).

У тих випадках, коли справа складається з кількох томів (частин), на обкладинку кожного тома (частини) виноситься і загальний заголовок справи, і заголовок кожного тома (частини).

У заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копийность. Наприклад: «Накази директора інституту з основної діяльності за 2001 р Копії».

Достовірність документів справи в заголовку не обмовляється.

На обкладинці справи обов'язково вказується дата справи - рік (и) закладу і закінчення справи в діловодстві.

Якщо в справу включені документи (наприклад, додатки і т.п.), дата яких не збігається з датою справи, то під датою з нової строчки робиться про це запис: "У справі є документи за ... рік (и)".

Дата справи може не вказуватисятільки на обкладинках справ, що містять річні плани і звіти, т. к. їх дати відображаються в заголовках справ.

Датою справ, що містять розпорядчу, творчу та іншу документацію (доповіді, листи, стенограми і т. Д.), Для якої точне датування має важливе значення, а також справ, що складаються з декількох томів (частин), є крайні датидокументів, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього з документів, включених до справи.

Якщо справою є журнал реєстрації наказів, розпоряджень і т.п., то датою справи будуть точні календарні дати першої і останньої записи в журналі.

Датою справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (якщо вони затверджуються) або складання першого та останнього протоколу, що складають справу.

Датою особової справи є дати підписання наказів про прийом і звільнення особи, на яке воно заведено.

При позначенні дати документа спочатку вказується число, потім місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами. Наприклад: «09 листопада 2002 року».

При позначенні дати документа допускається її скорочене цифрове написання в тому випадку, якщо це не призводить до неоднозначності тлумачення дати. Наприклад: «09.11.2002»

Кількість листків в справі проставляється на підставі засвідчувального напису справи. Термін зберігання справи переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ організації після звіряння його з переліку документів із зазначенням термінів їх зберігання (на справах постійного зберігання пишеться: "Зберігати постійно"

2) Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ. Вона призначена для розкриття складу і змісту справ, закріплення їх систематизації всередині фонду та обліку справ. Опис справ одночасно є і обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарату в архіві, що забезпечує оперативний пошук справ.

Описи складаються щорічно на справи:

Постійного зберігання;

Тимчасового (понад 10 років) зберігання;

З особового складу;

Складаються зі специфічних, характерних тільки для даної організації, документів (раціоналізаторські пропозиції, судові і слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.);

Службові відомчі видання.

Кожна опис є переліком справ з самостійною валовою (порядкової) закінченої нумерації.

У діловодстві описи справ складаються на справи кожного структурного підрозділу організації, заведені в кожному календарному році.

Якщо в організації немає внутрішньої організаційної структури, то опис робиться на всі справи, що утворилися в процесі її діяльності.

При наявності в структурних підрозділах неописаних справ за кілька років за погодженням з архівом організації на них може складатися одна опис (всередині якої справи розташовуються по роках їх закладу).

У тих випадках, коли при проведенні експертизи виявляється відсутність справ, що значаться за номенклатурою справ, повинні вживатися заходи щодо їх розшуку. Виявлені справи включаються в опис. Якщо вжиті заходи не дали результатів, то на такі справи складається довідка про причини їх відсутності, яка підписується керівником структурного підрозділу і передається разом з описом структурного підрозділу у двох примірниках до відомчого архіву.

Описова стаття опису справ з особового складу включає в себе наступні елементи:

Порядковий номер справи (томи, частини) по опису;

Індекс справи (тому, частини);

Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний заголовку на обкладинці справи;

Дата справи (тому, частини);

Кількість аркушів у справі (томі, частині);

Термін зберігання справи.

При складанні опису справ кадрової служби необхідно дотримуватися таких вимог:

1) кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

2) нумерація в опису документів з особового складу триває з року в рік. Практично кожна наступна опис є продовженням колишньої;

3) систематизація справ в описі, як правило, відповідає їх систематизації в номенклатурі справ;

4) присвоєння номера опису проводиться відомчим архівом;

5) графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;

6) при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками повністю пишеться заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

7) графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам організації, про наявність копій і т.п. I

В кінці опису вслід за останньою описовою статтею робиться підсумковий запис, в якій вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні номери справ і пропущені номери ). Опис справ кадрової служби підписується укладачем (особою, відповідальною за діловодство) із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства організації, розглядається і схвалюється ЕК (ЦЕК) і затверджується керівником кадрової служби. На вимогу відомчого архіву до опису можуть складатися окремі види науково-довідкового апарату (зміст, список скорочень, покажчики).

Опис справ кадрової служби складається в трьох примірниках, один з яких передається разом із справами в архів організації, а інший - залишається в якості контрольного екземпляра в кадровій службі. Третій примірник опису повинен бути прикладений в якості підстави до протоколу засідання ЕК (ЦЕК), на якому вона була розглянута і схвалена

3) Після складання опису кадрова служба готує проект акта про виділення до знищення документів з простроченим термінів зберігання за той же період, на який складений опис. Проект акта передається в службу діловодства, яка складає акт на справи всієї організації. Описи і акти розглядаються на засіданні ЦЕК (ЕК) організації одночасно. Організація, в процесі діяльності якої не створюються документи, що підлягають передачі на постійне зберігання, складає акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, і знищує документи, включені в них, після закінчення термінів їх зберігання тільки після складання річних розділів зведених описів справ по особовому складу за відповідний період і їх затвердження керівником організації.

Схвалені ЦЕК (ЕК) організації акти затверджуються керівником організації тільки після затвердження ЕПК відповідної установи державної архівної служби. Після цього організація має право знищити справи, включені в ці акти.

Справи включаються в акт про виділення до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним терміном зберігання, закінчені діловодством у 2002 році, можуть бути включені в акт, який буде складений не раніше 1 січня 2006 р

Заголовки однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до цієї групи. Наприклад: «Листування», «Журнали обліку відряджень» і ін.

Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового зберігання (понад 10 років), забезпечувати їх збереження та облік відповідно до загальних правил.

Справи, призначені для знищення, після затвердження актів про виділення їх до знищення зберігаються в спеціально відведеному для них місці і здаються працівниками служби діловодство або відомчого архіву на підприємства, що займаються переробкою паперу.

Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в акті, який підшивається в відповідну справу після внесення змін до облікових документів відомчого архіву або служби діловодства.

Порядок знищення документів з грифом "ДСК" (для службового користування) визначається спеціальними інструкціями.

4) До архіву організації справи по особовому складу передаються тільки по описам.

Передача справ до відомчого архіву здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником організації.

У період підготовки справ кадрової служби до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники кадрової служби зобов'язані усунути.

Прийом кожної справи проводиться завідувачем (спеціальним співробітником) архіву організації (особою, відповідальною за архів) у присутності працівника кадрової служби. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також проставляються підписи співробітника відомчого архіву і особи, що передала справи. При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах.

В кінці опису на кожному її екземплярі робляться відмітки про кількість (цифрами і прописом) фактично прийнятих справ, відсутніх справ і дату передачі справ в архів.

Архів організації зберігає документи з особового складу протягом встановленого терміну, а потім передає їх на державне зберігання, тобто зберігання в архіві організації є тимчасовим. Граничний термін тимчасового зберігання документації з особового складу - 75 років. Організації, документи яких підлягають прийому в державні архіви, знищують справи з простроченим терміном зберігання без узгодження з архівними органами. Існує порядок передачі документів на зберігання до державного архіву достроково (до закінчення 75 років). Дострокова передача документів здійснюється на договірній основі.

депозитарне зберігання. Архівні документи організацій (в т.ч. громадських об'єднань з дня їх реєстрації), що діють на території Російської Федерації і не є державними або муніципальними, відносяться до приватної власності.

Не всі організації мають свій архів, в ряді випадків він ще не створювався, тому що організація діє 5-7 років, в інших випадках не вистачає вільних площ для його розміщення. Однак ці обставини не знімають з організації відповідальності за збереження своїх документів. Проблема збереження документів в цих випадках може бути вирішена на основі так званого депозитарного зберігання. Використання депозитарної форми зберігання може забезпечити збереження документів організації без створення архіву, витрат на його обладнання та введення в штат архівіста.

Депозитарне зберігання документів - це зберігання документів в архіві, музеї, бібліотеці протягом строків і на умовах, визначених відповідними договорами між організацією і спеціально уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади.

Права власника на архівні документи залишаються за організацією. У договорі з архівом (музеєм, бібліотекою) обумовлюються порядок проведення упорядкування документів, переданих на зберігання, їх архівно-технічна обробка, а також проведення експертизи їх цінності.

Зберігання документів в архіві. Документи, передані на зберігання в архів, повинні перебувати в спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, в замикаються шафах, що забезпечують їх повне збереження і оберігають документи від пилу і впливу сонячного світла.

В архівах організацій документи зберігаються протягом певних термінів, після чого вони повинні бути передані на державне зберігання до державних і муніципальних архіви. Федеральним законодавством визначені граничні терміни зберігання документів, включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації. Так документи з особового складу, записи нотаріальних дій зберігаються 75 років.

Відповідно до чинного законодавства при ліквідації недержавних організацій, в т.ч. в результаті банкрутства, що утворилися в процесі їх діяльності архівні документи, документи з особового складу, а також архівні документи, терміни тимчасового зберігання яких не закінчилися, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) або конкурсним керуючим в упорядкованому стані на зберігання до відповідного державного або муніципальний архів на підставі договору між ліквідаційною комісією (ліквідатором) або конкурсним керуючим і державним або муніципальним архівом. При цьому ліквідаційна комісія (ліквідатор) або конкурсний керуючий організовує впорядкування архівних документів ліквідованої організації, в т.ч. організації, ліквідованої в результаті банкрутства. Місце зберігання інших документів визначаться головою ліквідаційної комісії або конкурсним керуючим.

При реорганізації, що тягне припинення організації, архівні документи передаються тільки її правонаступника.

МІНІСТЕРСТВО СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА РФ

Новосибірський державний АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Інститут журналістики ОСВІТИ ТА ПІДВИЩЕННЯ КВАЛІФІКАЦІЇ

Відділення Державного і муніципального управління

Кафедра Сталого розвитку та інформаційно-консультаційного забезпечення сільських територій

РЕФЕРАТ

дисципліна:

«Документування управлінської діяльності»

Тема:

«Підготовка справ і порядок передачі справ до архіву для подальшого зберігання»

Виконав (а):

Студент 2 курсу, 1 групи

Кафанова А.І

Шифр У08050

Перевірив (а): ШіпілінаТ.М

Новосибірськ 2009

введення 3

1. Підготовка справ для подальшого зберігання 5

2. Експертиза цінності документів 5

3. Оформлення справи 8

4. Оформлення обкладинки справ 13

5. Складання та оформлення архівних описів справ 15

6. Здача справ у архів 17

висновок 19

Список літератури 20

додатки

Вступ

Система зберігання інформації стала формуватися одночасно з формуванням системи ділової писемності.
З появою перших документів з'явилася і завдання збереження цих документів. 16 липня 1712 року - особлива дата в історії архівної справи, пов'язана з указом про створення із справ і «вироків» Сенату першого в державі архіву. Протягом ХVIII - ХIХ ст. зростала кількість історичних архівів, вівся пошук найкращої схеми їх систематизації - архіви виникали, зливалися, перепідпорядковувати, іноді ліквідовувалися.

Перша згадка про свідоме зборі зберігалися документів відноситься до 1829 року, коли Микола 1 залишив резолюцію «Розібрати, що важливо відібрати, інше можна знищити». Декрет, що поклав початок загальнодержавній системі архівної справи в Росії було видано 1 червня 1918 р «Про реорганізацію і централізацію архівної справи РРФСР».
Після розпаду СРСР учасницями Співдружності Незалежних Держав, 6 червня 1992 укладено Угоду про правонаступництво щодо колишніх архівів СРСР. Відповідно до прийнятого документа припинило існування Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, а всі центральні державні архіви СРСР увійшли в систему Російських державних архівів.
Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале зберігання, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Для зберігання справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, які в своїй роботі керуються «Положенням про архівний фонд РФ», «Основними правилами роботи відомчих архівів», а також Типовими переліками документів із зазначенням термінів зберігання, Типовими положеннями про експертну комісії, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатною чисельністю фірмах, як правило, відсутня спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт фірми, відповідаючи за збереження документації і своєчасну здачу її в державний архів. Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами передбачається здійснювати на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін: порядок, склад, терміни передачі документів на постійне або депозитну зберігання і т.д. Підприємство може скоротити термін зберігання документів в своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках: припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для зберігання документів, бажання самого підприємства.

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.

Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.

1. Підготовка справ для подальшого зберігання

Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання.

У структурних підрозділах документи знаходяться в оперативній роботі ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них часто звертаються за довідками, робота з деякими документами завершується на початку нового календарного року. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені для тривалого зберігання. Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання здаються в архів установи, якщо він є, або (в маленькій фірмі) перекладаються в інший шафа. Наприклад, справи за 1995 р повинні бути оброблені в 1997 р

Справи для зберігання готуються в суворій відповідності до вимог, розробленими архівними установами та викладеними в "Основних правилах роботи відомчих архівів" і "Державну систему документаційного забезпечення управління".

Підготовка документів до тривалого зберігання включає в себе:

· Експертизу цінності документів;

· Оформлення справ;

· Оформлення обкладинки справ;

· Складання описів;

· Здача справ у архів організації.

2. Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документа - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.

Експертиза цінності документів в організації проводиться:

У діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів;

В архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.

Експертиза цінності документів проводиться на основі:

Чинного законодавства і правових актів Російської Федерації з архівної справи та документаційного забезпечення управління;

Типових і відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових і примірних номенклатур справ;

Нормативно-методичних документів Федеральної архівної агентства (Росархіву) і органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи.

Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) спільно з Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертною комісією (ЕК) організації під методичним керівництвом архіву організації.

При проведенні експертизи цінності документів в структурних підрозділах здійснюється:

Відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації;

Відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах;

Виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.

При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.

Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. При цьому не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.

Справи з позначкою "ЕПК" піддаються полистовому перегляду з метою визначення і виділення з їх складу документів, які підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою "ЕПК", що містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються в самостійні справи.

Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.

Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:

Перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;

Запис електронних документів на машинні носії;

Перевірка якості запису;

Опис електронних документів;

Проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівним описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;

Підготовка комплекту супровідної документації.

Супровідна документація електронних документів повинна бути достатньою для забезпечення їх охорони і використання. У ній відображається така інформація:

Назва документу,

Дата його створення,

Характеристика змісту (анотація),

Електронний формат,

Фізична і логічна структура (для баз даних, сайтів і т.п.),

Обсяг документа (для баз даних також - кількість записів).

За результатами експертизи цінності документів в організації складаються співробітниками архіву організації зведені описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (форми даних видів документів наводяться в додатках 1, 2, 3 і 4 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 р.)

Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні центральної експертної комісії (експертної комісії) організації одночасно. Схвалені центральної експертною комісією (експертною комісією) акти і опису затверджуються керівником організації тільки після затвердження експертно-перевірочною комісією архівної установи описів справ постійного зберігання. Після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.

3. оформлення справи

Оформлення справи - підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.

Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) організації або іншими структурними підрозділами, в обов'язки яких входить заклад і формування справ, при методичної допомоги і під контролем архіву організації.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. При цьому повне оформлення справ передбачає:

Підшивку чи палітурку справи;

Нумерацію аркушів справи;

Складання листа-завірителя;

Складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів;

Внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:

Чи не проводити систематизацію документів у справі,

Чи не нумерувати аркуші справи,

Чи не складати завірчі написи.

При оформленні справи документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або неформатних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в коробках.

При наявності в справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. При наявності великої кількості таких документів, останні вилучаються із справ і на них складається окремий опис.

В кінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених до справи, все листи цієї справи нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті листа простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

При нумерації аркушів справи необхідно дотримуватися таких правил:

Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо;

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці на верхньому полі аркуша;

Складений лист (формату А3, А2) розгортається і нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один лист;

Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один лист. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо;

Підшиті до справи конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті;

Підшиті до справи документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі;

У випадках виявлення великої кількості помилок в нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерации листів старі номери закреслюються, і поруч ставиться новий номер аркуша, у кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається в справі;

При наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за погодженням з державним архівом вживання літерних номерів аркушів.

Для обліку кількості аркушів в кінці справи на окремому аркуші складається лист-засвідчувач. У книгах лист-засвідчувач складається на зворотному боці останнього чистого аркуша, а в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.

Лист-засвідчувач справи складається за встановленою формою, яка наводиться в додатку 9 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 р

У листі-засвідчувач справи вказуються цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них листів), а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів в них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації в справі.

Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в листі-засвідчувач з посиланням на відповідний акт. Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа подшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.

Для обліку документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи і т.д.), а також для обліку справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання , сформованих по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документа, складається внутрішній опис документів справи - обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів.

Внутрішній опис справи складається на окремому аркуші за встановленою формою, наведеною в додатку 10 Основних правил роботи архівів організацій. При складанні внутрішнього опису в неї вносяться відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якій вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис підписується її упорядником. Якщо справа переплетено або підшито без бланка внутрішнього опису документів, то складена за встановленою формою опис підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (вилучення, включення документів, заміна їх копіями і т.д.) відображаються в графі "Примітки" внутрішнього опису з посиланнями на відповідні акти. При необхідності складається нова підсумкова запис до внутрішнього опису і засвідчувальний напис справи.

4.Оформленіе обкладинки справ

Справа вважається заведеним після включення в папку для зберігання першого виконаного документа. При цьому одночасного оформляється обкладинка заведеного справи.

На обкладинку заведеного справи виносяться такі відомості:

Назва організації;

Назва структурного підрозділу організації, в якому воно формувалося;

Індекс справи за номенклатурою справ;

Заголовок справи;

Термін зберігання справи або напис "Зберігати постійно" (переносяться з номенклатури справ).

На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, в який справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації.

При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або при передачі справи в іншу організацію (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи зазначається нове найменування цієї організації або організації-правонаступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) полягає в дужки.

Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. В необхідних випадках в заголовок вносяться уточнення (номери наказів, протоколів та ін.). У тих випадках, коли справа складається з кількох томів (частин), на обкладинку кожного тома (частини) виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного тома (частини). У заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копийность, справжність документів справи в заголовку не обмовляється.

Після завершення справи на його обкладинці вказуються такі дані:

Кількість аркушів у справі;

Дата або крайні дати першого і останнього по датах документів у справі;

Архівний шифр справи, спочатку олівцем, а після затвердження описів - чорнилом.

Вимоги до обкладинок справ тривалих термінів зберігання встановлює ГОСТ 17914-72.

5. Складання та оформлення архівних описів справ

Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи. Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту.

Описи складаються окремо:

На справи постійного зберігання;

Справи тимчасового (понад 10 років) зберігання;

Справи з особового складу;

Справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).

Окремий опис є перелік справ з самостійною валовою (порядкової) нумерацією.

В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.

Описи справ структурних підрозділів складаються за встановленою формою у трьох примірниках і видаються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві. Форма опису справ структурних підрозділів наводиться в додатку 12 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 р

Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає в себе наступні елементи:

Порядковий номер справи (томи, частини) по опису;

Індекс справи (тому, частини);

Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;

Дати справи (томи, частини);

Кількість аркушів у справі (томі, частині);

Термін зберігання справи.

При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:

Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться до опису під самостійним номером);

Порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років;

Порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом організації;

Графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;

При внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

Графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.

В кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якій вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних та пропущених номерів).

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу. На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.

На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи. Порядок складання та оформлення річного розділу зведеного опису описаний в розділі 3.7. Основних правил роботи архівів організацій.

6. Здача справ у архів

Здача справ із структурних підрозділів до архіву установи, якщо він є, проводиться за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Ця робота повинна проводитися щорічно. Справи з постійним терміном зберігання, терміном зберігання понад 10 років і по особовому складу приймаються архівом за описами.

Справи приймаються працівником відомчого архіву в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи робиться відмітка про його наявності. Після прийому всіх справ по опису в кінці кожного примірника опису робиться засвідчувальний напис із зазначенням цифрами і прописом фактичної кількості справ, переданих в архів, і номери відсутніх справ, якщо такі будуть. Під заверительной написом ставиться дата прийому-передачі справ і підписи осіб, які здійснювали її.

Звірені з описом справи підбираються і погоджуються в архівні зв'язки товщиною до 20 см. Справи укладаються по зростанню номерів, корінцями на обидві сторони. Справи в відомчий архів доставляються співробітниками структурних підрозділів. Канцелярії разом зі справами передають до відомчого архіву реєстраційно-контрольні картотеки, включивши їх в опис.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються до відомчого архіву за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають достатніх площ, "Основні правила відомчих архівів" дозволяють зберігання цих справ "централізованою службою діловодства або в структурних підрозділах" до закінчення терміну їх зберігання, після чого вони підлягають знищенню в установленому порядку.

Справи постійного терміну зберігання в установленому порядку передаються з відомчих до державних архівів.

висновок

Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок (документообіг), щоб не відволікати працівників від головних виробничих цілей підприємства.

Неважливо, на якому рівні буде вестися діловодство: традиційним способом або сучасним безпаперових обміном електронними документами - в будь-якому випадку документування і робота з документами здійснюється за встановленими правилами.

Нормативно-правові акти

1. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - Введ. 1999-01-01. - М .: Держстандарт Росії: Вид-во стандартів, 1998. - Пункт 72.
2. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - Введ. 1999-01-01. - М .: Держстандарт Росії: Вид-во стандартів, 1998. - Пункт 123.
3. Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року - Розділ 2.1.
4. Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року - Розділ 2.2.

5. Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року - Розділ 3.5.

6. Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року - Розділ 3.6

7. Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року - Розділ 3.7.

8. "Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах". - М .: Державна архівна служба Росії, 1993, ст. 6.
9.. "Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах". - М .: Державна архівна служба Росії, 1993, ст.13.

Навчально-методична література

10. Андрєєва В.І. Діловодство: Практичний посібник / Видання 9-е, виправлене і доповнене. - М .: ЗАТ «Бізнес - школа« Інтел - Синтез »спільно з ТОВ« Журнал «Управління персоналом», 2003.

11. Діловодство: Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. .; під ред. Т.В. Кузнєцової. - М .: ЮНИТИ - ДАНА, 2001..

13. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., Перераб. і доп. - М .: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
14. http://www.termika.ru

Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року - Розділ 3.5.

Там же. - Розділ 3.5.

Там же. - Розділ 3.5.

Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року - Розділ 3.7.

Там же. - Розділ 3.7.

Там же. - Розділ 3.7.

Там же. - Розділ 3.7.

Там же. - Розділ 3.7.

У першому кварталі календарного року відповідальні за діловодство в структурних підрозділах, служба діловодства та архів організації в тісній взаємодії проводять планову роботу з підготовки виконаних і закінчених у діловодстві документів до. Передача в архів повинна проводитися . За однією опису можуть передаватися справи за кілька років (див. Приклад 10).

приклад 1

Згорнути Показати

У графік передачі справ в архів на 2017 рік, який становить архів і стверджує перший керівник організації, можуть бути включені справи за період 2013-2015 рр. Справи, сформовані в 2016 році, залишаються на поточному зберіганні в зоні відповідальності структурних підрозділів.

Графік передачі справ з підрозділів в архів організації см. В Прімері 10 статті «Закриття діловодного року»

Підрозділи планують відповідні види робіт, оскільки підготовка справ до передачі в архів передбачає і досить трудомістку їх архівно-технічну обробку. Іноді організації користуються послугами компаній-аутсорсерів і для архівно-технічної обробки документів, і для складання необхідних описів та актів.

Отже, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах повинні скласти:

• опису документів і справ свого підрозділу (за річними розділами) і
• акти про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню.

«Кращою практикою» є підписання описів і актів керівником структурного підрозділу, Оскільки за документальний і архівний фонди підрозділу відповідає він. Саме такий підхід тепер нормативно закріплений у формі опису справ структурного підрозділу, встановленої Додатком № 23 Правил роботи архівів організацій.

Відповідно до тієї систематизацією та термінами зберігання, які закріплені номенклатурою справ, справи структурного підрозділу повинні бути розподілені на такі групи:

Таблиця 1

Згорнути Показати

Відповідно до розподілом на дані групи проводиться архівно-технічна обробка справ () і формуються відповідні описи справ (див. Приклад 9). Що підлягають знищенню справи включаються в акт. Але оскільки справи тимчасових термінів зберігання (до 10 років включно) не підлягають передачі в архів, для їх обліку опис може не складатися, в цьому випадку номенклатура справ підрозділу використовується як обліковий документ.

Див. Статтю «Готуємо документи до передачі в архів організації», де йшлося про управлінські документах. Ви дізнаєтеся, як підготувати справу для довготривалого зберігання: оформити обкладинку, вийняти зайве, пронумерувати аркуші, створити лист-засвідчувач і внутрішній опис вмісту справи, скріпити його листи фізично (які при цьому є варіанти і від чого вони залежать); як поділити обов'язки між співробітниками передавального підрозділи і архіву

У зв'язку з вимогами забезпечити захист персональних даних простими організаційними методами в сучасних кадрових службах з'явилася практика складання описів особистих справ (Також по річних розділів) окремо від описів справ з особового складу.

На підставі описів і актів, підготовлених структурними підрозділами, служба діловодства становить:

• річні розділи відповідних зведених описів (Приклад 12) і
• зведений акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню (також по річних розділів).

Для зручності і швидкості складання зведених описів та актів в організації можна встановити, що структурні підрозділи представляють:

• не тільки їх підписані примірники у паперовій формі як оригінали,
• але і відповідні електронні копії (файли в необхідному форматі).

Відповідно до вимог Правил структурні підрозділи можуть готувати для передачі в архів за описами електронні документи, Створені в процесі діяльності в статусі електронних оригіналів, і електронні копії документів, На підставі яких в архіві поступово буде формуватися фонд користування (Складається з електронних копій паперових і електронних документів). Правилами встановлено форми описів:

• електронних справ, документів постійного зберігання (Додаток № 17) та
• електронних справ, документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання (Додаток №18).

Якщо в організації впроваджена повнофункціональна система електронного документообігу (СЕД), то оформлення описів справ як звітів, що формуються шляхом системи, необхідно налаштувати автоматично. Слід також врахувати, що ІТ-підрозділ в процесі підтримки СЕД може в плановому порядку здійснювати централізоване формування зведених описів електронних справ з СЕД і одночасне формування відповідних баз даних, уявлень або контейнерів / масивів архівних електронних документів, їх резервування / копіювання для перекладу в статус архівного зберігання.

Методичні рекомендації щодо застосування Правил, розроблені ВНІІДАД в 2016 році, поки не затверджені, тому рекомендуємо організаціям самостійно розробляти регламенти роботи з електронними документами, включаючи їх поточне оперативне і архівне зберігання. А якщо ваша організація є джерелом комплектування державного або муніципального архіву, то радимо звертатися за методичними рекомендаціями туди, тому що архівні установи вже накопичили достатній досвід прийому електронних документів від своїх джерел комплектування, формування фондів користування і складання облікового і науково-довідкового апарату до них.

Служба діловодства і архів (відповідальний за архівне зберігання) організовують розгляд і узгодження зведених описів та акту на засіданні експертної комісії (ЕК) організації. Воно повинно проводитися відповідно до плану її роботи та обов'язково протоколюватися. Дата і номер протоколу ЕК оформляються в грифі погодження кожної зведеного опису та акта (див. Позначку з цифрою 2 в Прімері 12).

Такий загальний алгоритм планової роботи по складанню описів справ в організації.

Стаття «Особливості підготовки науково-технічної документації (НТД) до передачі в архів організації» пояснює:
які форми приймально-здавальної опису для передачі НТД в архів в яких випадках краще використовувати;
як відрізняються обкладинки справ у різних видів НТД;
як оформити справу, пронумерувати аркуші, скласти лист-засвідчувач і внутрішній опис;
як розібратися з форматами креслень, що фальцювати, що брошурувати; як розмістити зібрані «коштовності» в архіві, щоб потім було зручно шукати і заміняти НТД;
що видавати користувачам

Типи і види, функції описів

Опис документів, справ є найважливішим елементом в системі науково-довідкового апарату архівного фонду організації. Визначення відповідних термінів закріплені чинним в даний час ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення":

• опис справ структурного підрозділу - обліковий документ, що включає відомості про справи, сформованих в підрозділі і підлягають передачі на архівне зберігання;
• опис справ, документів - довідковий та обліковий документ, що містить систематизований перелік одиниць зберігання / одиниць обліку архівного фонду, призначений для розкриття їх змісту та обліку.

існують наступні типи описів, Які складаються в організаціях:

• описи справ структурних підрозділів, Які використовуються як обліково-здавальні;
• опису документів, справ організації, Тобто зведені описи, які складаються на основі описів справ структурних підрозділів по роках (річних розділів) і є основними обліковими довідниками;
• опису архівних колекцій, В яких враховуються окремі архівні документи, пов'язані між собою будь-якими ознаками або однією ознакою (авторським, тематичним, видовим, об'єктним і т.п.);
• опису фонду користування, Що закріплюють його систематизацію, яка може відрізнятися від систематизації архівного фонду в цілому (наприклад, в якості розділів опису можуть використовуватися назви інформаційних систем, їх баз даних і уявлень, в яких зберігаються електронні копії документів).

види описів, Які входять до складу обов'язкових облікових документів організації, Мають обов'язкові форми, затверджені Правилами, вони перераховані в останній колонці Таблиці 2.

Оформлення описів електронних документів стає обов'язковим за умови, що електронні документи складаються в статусі оригіналів і організація перейшла на реальний електронний документообіг за всіма або деякими напрямками діяльності (наприклад, в процесі здачі податкової звітності).

Справа (одиниця зберігання і одиниця обліку) в паперовій формі може являти собою:

• сукупність документів, що виникли з одного питання або на одній ділянці діяльності, або
• один документ, як правило, об'ємний і багатосторінковий (наприклад, річні плани та звіти, журнали реєстрації).

Так само електронне справу може складатися з одного електронного документа і метаданих до нього або являти собою сукупність електронних документів і метаданих до них.

Справи, в які сформовані документи в паперовій формі, мають обмеження по товщині (до 4 см) і за обсягом - до 250 аркушів з урахуванням:

• самостійно нумерованих листів справи,
• самостійно нумерованих листів внутрішнього опису,
• листа-завірителя.

Тому справа може розбиватися на частини / томи, які вносяться до опису під самостійними порядковими номерами, що збільшує її обсяг як документа (див. Цифру 1 в Прімері 10).

Електронне справа не має встановлених обмежень за обсягом в Мб, найбільш об'ємною часткою опису електронних справ, документів буде додаток до неї - реєстр документів (контейнерів електронних документів), який складається на кожен електронний справу (Додаток № 24 до Правил, см. Приклад 13) і в якому передбачається перерахування найменувань всіх документів (із зазначенням дати, реєстраційного номера і обсягу в Мб), містяться в кожному електронному справі, включеному в опис.

З визначень термінів «опис» і відповідно до правил формування справ очевидно, що описи справ виконують такі найважливіші функції:

• є обліковими документами, оскільки кожній справі і кожної його частини / тому в кожної опису привласнюється свій порядковий номер, крім того, в опис вноситься індекс справи, який був присвоєний йому в діловодстві за номенклатурою справ;
• являють собою класифікаційні довідники, За допомогою яких закріплюється систематизація архівного фонду організації перш за все по хронологічно-структурною ознакою; а при складанні описів електронних документів, справ систематизація архівного фонду може здійснюватися ще й з урахуванням назви інформаційної системи;
• відображають і закріплюють методичне єдність діловодства та архівної справи, тому що при їх складанні дотримується та ж систематизація справ і оформляються практично ті ж терміни зберігання, які були закріплені номенклатурою справ;
• є найважливішими довідниками, за допомогою яких організовується використання архівних документів і здійснюється їх пошук в архіві на поточний рік, номеру справи (архівному шифру, який проставляється після прийому справи в архів) і заголовку справи, тобто виконують інформаційно-пошукову функцію;
• в описах закріплюються результати експертизи цінності документів у діловодстві та на підставі описів проводиться експертиза цінності документів в архіві.

Таким чином, опис є основним обліковим і довідковим документом і в діловодстві, і архіві організації, і в державному або муніципальному архіві, якщо організація є джерелом його комплектування.

Описи справ структурних підрозділів і зведені описи

Перед внесенням справи в опис відповідного виду або в акт про виділення до знищення відповідальний за діловодство та виконавці в структурних підрозділах переглядають сформовані в діловодстві справи. Причому справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання повинні проглядатися полистно. Редагуються заголовки на обкладинках справ і в робочому примірнику номенклатури справ, перевіряється правильність визначення строків зберігання, дотримання правил формування справ і т.п. Для справ з узагальнюючими заголовками ( «документи про ...», «договори поставки і документи по їх виконанню» і т.п.), до особових справ та справ-досьє (Судові справи, справи за держконтракти і держзакупівель і т.п.) одночасно з внутрішнім описом документів справи на окремому аркуші паперу складаються проекти анотацій до заголовків справ, Які при необхідності оформляються до заголовку справи у відповідній опису, щоб збільшити її інформативність:

приклад 2

Анотація до заголовку особової справи в опису справ з особового складу, яку оформляє кадрова служба (до П.І.Б. можуть бути додані істотні для професійної біографії відомості і точне посилання на номер аркуша документа у справі):

Згорнути Показати

приклад 3

Згорнути Показати

приклад 4

Згорнути Показати

приклад 5

Згорнути Показати

Анотація до заголовку справи оформляється зазвичай з нового рядка, на один міжрядковий інтервал нижче самого заголовка і містить вказівку на номери аркушів документів в справі, які можуть бути особливо затребувані, щоб полегшити їх пошук. Див. Також позначку «1» в прикладах 11 і 12.

Якщо в номенклатурі справ були проставлені неконкретні терміни зберігання документів або терміни, які потребують фактичному уточнення, то на обкладинках сформованих справ і в описах справ вони конкретизуються:

приклад 6

Згорнути Показати

приклад 7

Згорнути Показати

Описи справ структурних підрозділів складаються в порядку і за формами, встановленими Правилами (п. 4.31 і 4.32, Додатки № 23-24). Правила передбачають подання їх безпосередньо в архів організації, але оскільки архів найчастіше є одним з підрозділів служби діловодства, то в інструкції з діловодства або іншому регламентує документі організації можна передбачити передачу описів спочатку в службу діловодства, яка повинна оформити на кожній опису гриф погодження (Цифра 3 в Прімері 9), а в разі необхідності може вимагати скласти до опису список умовних скорочень і позначень, необхідні анотації до заголовків або повернути опису на доопрацювання.

Описи справ підрозділів складаються в 2 обов'язкових примірниках. Узгоджені екземпляри описів після затвердження ЕК зведеного річного розділу відповідної опису організації повертаються в справи структурного підрозділу і зберігаються там протягом 3 років по ст. 248 ПТУД. До описами справ, оформленим в паперовій формі, зазвичай додатково в службу діловодства представляються електронні копії цих описів. А опису електронних документів, справ на практиці складаються в 2 примірниках на кожну сукупність електронних документів (в статусі основного і робочого примірників).

фрагмент документа

Згорнути Показати

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, з? Зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Міністерства культури від 25.08.2010 № 558)

Описи складаються окремо на справи і документи, що мають різні терміни зберігання і різну форму подання (п. 4.31 і 5.5 Правил). У структурному підрозділі можуть оформлятися опису наступних видів:

• опис справ постійного зберігання і її копія в електронному вигляді в форматі, узгодженому зі службою діловодства / архівом;
• опис електронних документів, справ постійного зберігання в форматі та формою подання, які заздалегідь узгоджені в процесі впровадження інформаційної системи, в якій документи підрозділи створюються в статусі електронного оригіналу, звичайно - в базах даних;
• опис справ з особового складу, Якщо в номенклатурі справ підрозділу відображені їх створення та терміни зберігання;
• опис електронних документів, справ з особового складу (Може бути оформлена за формою Додатка № 18 Правил);
• опис справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
• опис електронних документів, справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання (Додаток № 18 Правил);
• опис документів фонду користування (Включаються заголовки справ, що містять електронні копії паперових або електронних документів в форматах і уявленнях, узгоджених зі службою діловодства / архівом, які організовують використання документів архівного фонду організації). У Правилах фонд користування згадується, але порядок обліку документів в його складі не розкривається.

Таблиця 2

Які затверджені форми використовувати для складання описів справ структурних підрозділів, а також річних розділів зведених описів справ організації

Згорнути Показати

Описи справ структурного підрозділу оформляються в табличній формі за вимогами, Встановленим п. 4.32 Правил (див. Приклади 9-11):

• кожна справа і кожен самостійно сформований його тому включаються до опису під своїм порядковим номером (Див. «1» в Примері 10). Система нумерації справ в описах структурних підрозділів встановлюється регламентує документом, який розробляє служба діловодства / архів. Нумерація може бути валовий порядкової в межах:
  • тільки одного календарного року або
  • протягом всього терміну існування даного структурного підрозділу як джерела комплектування архіву організації;
• заголовки справ в описі розташовуються в тій послідовності, В якій вони закріплені номенклатурою справ, тому чим правильніше здійснено систематизацію справ у номенклатурі справ, тим простіше їх систематизувати у відповідних описах;
• до опису вносяться заголовки справ та інші відомості про них (індекс справи, крайні дати документів справи / томи, термін зберігання) в тих формулюваннях, які вказані на обкладинці підготовленого до архівного зберігання справи після перевірки якості його формування та оформлення.

Кожна опис справ структурного підрозділу завершується оформленням підсумкової записи, схожою на відомості, які оформляються в листі-засвідчувач справи, вона підписується керівником структурного підрозділу та датується (див. Цифру 2 в Прімері 9).

Затверджена Правилами форма передбачає нумерацію описів структурного підрозділу (Див. Цифру 1 в Прімері 9). Реєстраційні індекси описам рекомендуємо проставляти (див. Приклад 8):

• в межах їх документопотока протягом всього періоду існування підрозділу;
• з урахуванням індексу, який закріплений в номенклатурі справ структурного підрозділу за справою з документами про організацію діловодства та архіву (зазвичай - останнім чи передостання справа).

приклад 8

Згорнути Показати

Припустимо, в бухгалтерії остання справа має індекс № 05-48 та заголовок «Документи про організацію діловодства та архівного зберігання документів (копії наказів про призначення відповідальних, описи справ, проекти актів про виділення документів і справ до знищення та ін.)». Це справа ведеться з 2014 року, щороку бухгалтерія передає 3 види описів:

• постійного зберігання,
• по особовому складу і
• електронних документів, справ постійного зберігання.

У 2017 році 3 види описів, підготовлених бухгалтерією, можуть мати індекси 05-48 / 10, 05-48 / 11 і 05-48 / 12, тобто вони будуть зареєстровані в валовому порядку протягом усього періоду, коли бухгалтерія передає на архівне зберігання документи свого підрозділу.

А в службі діловодства / архіві отримані від структурних підрозділів опису справ необхідно реєструвати просто в валовому порядку в межах календарного року в спеціально заведеному журналі або книзі обліку описів структурних підрозділів.

Ми наводимо приклади оформлення описів справ постійного зберігання структурних підрозділів (див. Приклади 9-11). Вони складені за формою з Додатку № 23 Правил. Форми описів інших видів для обліку документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання і з особового складу передбачають ще додавання в таблицю графи «Термін зберігання».

На підставі даних описів справ постійного зберігання (І їх електронних копій в узгоджених форматах), отриманих від структурних підрозділів, служба діловодства / архів формують річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, Що утворилися в діяльності організації (див. Позначки «!» В прикладах 9-12). У Таблиці 2 ми показали, дані з яких описів справ підрозділів в які річні розділи зведених описів організації переносяться, а також за якими затвердженими формами вони повинні складатися (в додатках до Правил форми описів містять максимальний склад реквізитів, деякі з яких можуть не використовуватися:

• якщо ви не є джерелом комплектування, то на зведених описах не буде їх затвердження протоколом ЕПК архівної установи;
• якщо в структурному підрозділі немає своєї ЕК, то на його описах не буде узгодження з нею).

Особливої \u200b\u200bуваги потребує нумерація річних розділів зведених описів і порядкова нумерація заголовків справ всередині описів.

якщо річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання за 2013 рік має 15 записів і складений вперше (як в Прімері 12), то його номер (№ 01) фіксується в листі фонду (Додаток № 13 Правил, см. Цифру 3 в прикладах 12 і 14), а при оформленні річного розділу опису справ постійного зберігання за наступний 2014 рік валова нумерація заголовків справ в ній повинна тривати і буде починатися з номера 16. Валова нумерація річних розділів описів буде тривати, поки не досягне порядкового номера 9 999.

Зведена опис справ з особового складу за 2013 рік може бути внесена в лист фонду під номером № 02 і заголовки справ в ній в такому ж валовому порядку нумеруватимуться, поки не досягнуть числа 9 999. Так само враховуються в листі фонду зведені описи справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання і відповідних електронних документів, справ. Річні розділи зведених описів зберігаються в архіві в папках, які не прошиваються і не переплітаються.

До реєстру описів повинні вноситися тільки «закриті» опису, в яких зафіксовано 9 999 заголовків справ. Тоді листи описів нумеруються, до них оформляються титульний лист, зміст (зміст), передмову, список скорочень, підсумкові записи, лист-засвідчувач і довідковий апарат (алфавітний, предметний, іменний та ін. Покажчики і т.п.) (п. 5.5 правил). Закінчені річні розділи зведених описів переплітаються і стають головним довідником архіву.

при оформленні описів електронних документів, справ постійного і тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання необхідно звернути увагу на трудомісткість оформлення додатків до них - реєстрів документів (контейнерів електронних документів) електронного справи, Які повинні бути заповнені до кожного електронного справі.

Форма реєстру з додатку до Додатку № 18 Правил (Приклад 13) може бути легко застосовна при вивантаженні реєстру з СЕД. Якщо ж до передачі готуються електронні документи на фізично відокремлених матеріальних носіях, то в форму реєстру необхідно додатково включити ім'я файлу документа (Див. «!» В Примері 13), а не тільки його найменування, оскільки пошук електронних документів буде здійснюватися в цьому випадку перш за все по іменах файлів.

В даний час в службах діловодства та ІТ-підрозділах поступово формується «найкраща практика» закріплення в номенклатурі справ організації єдиної системи іменування файлів електронних документів Безкоштовно 1 номер журналу